Devis et factures sont des incontournables du quotidien de freelance. Pour chacun de tes clients, tu dois t’assurer de produire des documents juridiquement valables qui encadreront tes prestations et te protégeront toi et ton client des éventuels malentendus.
Si tu es débutant en freelance, tu paniques peut-être devant ces obligations comptables, encore plus si tu as une phobie administrative comme c’est le cas de nombreuses personnes. Pas de panique, on t’explique tout ce que tu as à savoir sur la rédaction de tes devis et factures en freelance.
En fin d’article, tu pourras télécharger nos modèles de devis et de factures pour freelances, des documents qui contiennent toutes les mentions légales obligatoires pour te faciliter la vie en tant qu’indépendant. Enjoy !
Sommaire :
1. Quand et comment rédiger un devis en freelance ?
a. Qu’est-ce qu’un devis et à quoi sert-il ?
b. Quand rédiger un devis pour ton client ?
c. Les mentions obligatoires à inscrire sur un devis
d. Les éléments à ajouter à ton devis en freelance
2. Quand et comment rédiger une facture en freelance ?
a. Pourquoi établir une facture en freelance ?
b. Quand envoyer ta facture à ton client en freelance ?
c. Les mentions obligatoires à inscrire sur une facture
3. Nos modèles de devis et factures pour t’aider en freelance
Même si le devis n’est pas obligatoire dans le cadre de ton activité de freelance (pour une prestation en dessous de 1 500 €), nous te conseillons vivement d’en rédiger avant chacune de tes missions. En plus d’indiquer clairement ta proposition et tes tarifs à ton client, il te protégera des mauvaises surprises au moment de la facturation de ton travail.
Le devis est avant tout un document écrit à valeur juridique. Cela veut dire qu’en cas de désaccord avec ton client, ton devis pourra faire foi devant un tribunal, car un devis signé par ton client équivaut à un contrat.
Concrètement, cela veut dire qu’une fois que ton client l’a accepté, il s’engage à payer le prix convenu, et en tant que professionnel, tu t’engages à réaliser la prestation prévue. Le devis est donc une assurance et une protection pour les deux parties.
Et au-delà de l’aspect légal, envoyer un devis à un prospect est aussi une manière professionnelle de présenter en détail ta prestation et tes tarifs pour chacune des tâches que tu réaliseras. Plus ton devis sera détaillé, plus il cadrera ta mission et t’évitera de faire face à certaines situations désagréables comme un client qui te demande une prestation qui n’était pas prévue ou qui négocie le prix au moment de passer à la caisse.
Le devis se rédige et se négocie avant chaque début de mission. Si tu réalises une prestation pour un montant de plus de 1 500 €, le devis est obligatoire pour informer ton client de toutes les caractéristiques de ton offre. Et même si le montant de ta prestation est en dessous, valider un devis avec ton client avant de commencer à travailler t’assure que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
En bref, lorsque ton client te sollicite pour une prestation, et après avoir échangé avec lui pour comprendre l’ensemble de ses besoins, tu peux alors lui envoyer ta proposition sous forme de devis dans un délai de quelques jours. En principe, la réalisation d’un devis est gratuite, mais tu peux décider de la rendre payante si tu le souhaites (s’il nécessite des recherches approfondies par exemple), dans ce cas, tu devras bien entendu en informer ton client.
Étant donné que le devis est un document juridique, certaines mentions obligatoires doivent y être inscrites pour le rendre valable aux yeux de la loi :
· Ton nom et ton prénom, et ce, même si tu communiques avec un « nom commercial », ainsi que ton adresse.
· Ton n° SIRET : c’est l’identification officielle de ton entreprise.
· Le nom et l’adresse de ton client, qu’il soit un particulier ou un professionnel.
· La date du devis, son numéro, ainsi que la durée de validité de ton offre.
· Le détail de chaque prestation et son tarif unitaire.
· La somme à payer HT et TTC, et le montant de la TVA si tu es concerné. Sinon, la mention « TVA non applicable, article 293B du CGI » si tu ne la collectes pas encore.
· Les conditions et moyens de paiement acceptés.
Certains freelances demandent le paiement d’un acompte avant le démarrage de la mission, c’est notamment le cas si la mission est longue ou s’il s’agit d’un montant important. Eh oui, puisque ton salaire dépend de ton chiffre d’affaires, il est possible que tu ne puisses pas attendre qu’une mission arrive à son terme pour être payée.
Dans ce cas, cet acompte doit être mentionné sur le devis et se paie une fois que le client l’a accepté, avant que la prestation ne démarre. Tu devras alors indiquer dans les conditions de ton devis : le montant de l’acompte (en général aux alentours de 30% du montant total de la prestation) ainsi que le délai et moyen de paiement de ce dernier.
Dans ton devis, tu peux également indiquer d’autres informations telles que la date de réalisation ou de livraison, ou encore des options supplémentaires et leur tarif que ton client pourra valider ou non. N’oublie pas non plus d’indiquer sur ton devis s’il s’agit d’une prestation mensuelle qui sera donc reconduite.
Une fois que ton client a accepté et signé ton devis, et que tu as réalisé la prestation commandée, il va falloir passer à la facturation de ton travail.
En tant que freelance, et comme tout professionnel, tu dois établir une facture pour chaque transaction effectuée. La facture est un document à la fois légal, comptable et fiscal.
Il te faudra donc être très pointilleux sur l’émission de tes factures, car si tu n’es pas en mesure de pouvoir justifier tes rentrées d’argent, tu prends le risque d’un redressement fiscal et d’une amende très salée.
En règle générale, tu dois émettre une facture dès la fin de chaque mission effectuée pour ton client. Dans le cas d’une prestation mensuelle, tu peux très bien éditer une facture mensuelle ou de manière plus espacée, en fonction de l’accord passé avec ton client.
Si tu as fait mention d’un acompte sur ton devis, et que ton client l’a accepté, tu devras également éditer une facture d’acompte que ton client devra te régler.
Comme tout document légal, la facture présente quelques mentions obligatoires qu’il te faudra indiquer pour être conforme à la loi :
· La date et le numéro unique de la facture. En freelance, toutes tes factures doivent être numérotées selon un ordre logique et sans discontinuité.
· Ton identité et tes coordonnées, ainsi que ton numéro d’immatriculation en fonction de ton statut ou ton numéro SIRET (ou « SIRET en cours d’attribution » si tu ne l’as pas encore reçu).
· Le nom de ton client, sa raison sociale et son adresse.
· Toutes les informations relatives à la prestation : dénomination, prix, nature, montant unitaire HT et TTC et TVA le cas échéant.
· La date limite de règlement, les conditions d’escompte et les taux de pénalité de retard, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €).
Si tu es assujetti à la TVA, d’autres mentions obligatoires viennent compléter ta facture :
· Ton numéro d’identification à la TVA.
· Le taux de TVA applicable.
· Le montant total de TVA.
Pour t’aider, sache que tu peux très bien éditer ta facture à partir du devis validé par ton client, en reprenant toutes les informations relatives à la prestation effectuée.
Si tu ne sais pas par où commencer pour éditer tes devis et tes factures conformément à la loi, la team Freebe.me vient à ton secours.
Tu peux dès à présent compléter ce petit formulaire et télécharger nos modèles de devis et de factures pour freelance. Ces modèles contiennent toutes les informations légales obligatoires et peuvent être adaptés à tout type de prestation, quel que soit ton métier d’indépendant.
Tu n’auras plus besoin de perdre du temps à t’assurer que tes factures et devis sont valables d’un point de vue comptable et légal, ça, c’est notre job !
Pour aller plus loin, Freebe peut t’accompagner au quotidien pour gérer ton administratif et ta comptabilité, et notamment générer des documents très rapidement pour te concentrer uniquement sur ton expertise de freelance.
