Si le statut de freelance amène de nombreux avantages en termes de liberté d’action et d’absence de hiérarchie, il s’accompagne parfois d’inconvénients, notamment en cas de clients qui ne paient à temps.
Comme toute entreprise, derrière chacune de tes factures se cachent des heures de travail et un investissement de ta part. Et lorsque cette facture prend trop de temps à être réglée, la situation peut vite devenir compliquée pour toi en tant qu’indépendant.
La crise économique actuelle liée aux conditions sanitaires n’arrange pas les choses, et il te faudra parfois redoubler d’attention et de moyens pour être payé en temps et en heure en freelance. Voici toutes nos astuces pour te protéger et optimiser tes délais de paiement.
Sommaire :
1. Comment recueillir des informations sur son client avant la mission ?
a. Te renseigner sur ton client
b. Aborder la question de l’argent dès le début
2. Quels moyens et documents pour sécuriser ses prestations ?
a. Faire un devis en bonne et due forme
b. Faire un contrat avant de commencer à travailler
c. Privilégier des modes de paiement rapides
d. Facturer ton client en temps et en heure
3. Doit-on forcément demander un acompte en freelance ?
Lorsqu’un prospect te contacte pour faire appel à tes services, nous te conseillons de vérifier toutes ses informations et d’aborder dès le début toutes les modalités de votre collaboration. Tout ça dans le but d’éviter les malentendus par la suite.
Un premier réflexe consisterait à aller vérifier le statut de l’entreprise qui te contacte, s’il s’agit d’un client professionnel. Pour ce faire, tu peux jeter un œil sur le site societe.com où tu pourras retrouver les immatriculations de ton client, mais aussi ses coordonnées, son capital, sa création, etc.
Tu peux également consulter la liste Rubypayeur pour voir si il est indiqué comme mauvais ou bon payeur.
Si ton client est un particulier, la tâche sera plus compliquée. N’hésite pas dans ce cas à lui demander s’il a déjà travaillé avec un freelance, voire à interroger ton réseau sur ce client. Avec les réseaux sociaux, tu peux aussi recueillir de précieuses infos et choisir de faire confiance ou non à ton client.
Beaucoup de freelances redoutent de parler finances avec leurs clients, surtout ceux qui débutent. Pourtant, c’est important d’aborder la question de l’argent dès le début par souci de clarté et de transparence avec ton client.
N’hésite pas à échanger avec ton client sur le budget de ta prestation, tes modalités et délais de paiement, les moyens de régler ta facture, etc. Avec l’expérience, tu seras de plus en plus à l’aise avec le fait de parler d’argent avec tes clients, et après tout, c’est totalement normal, car tout travail mérite rémunération !
Tu as échangé avec ton prospect et tu es prêt à lui soumettre ta proposition et à démarrer votre collaboration ? Nous voici donc arrivés à la deuxième étape où tu vas éditer des documents à valeur juridique pour encadrer et valider ta prestation de freelance.
La majorité des freelances soumettent un devis à leur client avant de commencer leur mission. Et ce document est obligatoire si tu réalises une prestation dont le montant dépasse 1 500 €.
En plus d’informer ton client sur les modalités de votre collaboration, tant en termes de prestations que de tarifs, le devis en freelance est surtout un document juridique. Une fois que ton client l’a signé, il s’engage en effet à régler la somme complète.
Prends aussi bien soin d’éditer un devis le plus détaillé possible et contenant toutes les mentions légales obligatoires.
Tu peux éventuellement rédiger un contrat avant de travailler avec ton client. Ce document n’est pas obligatoire, mais il peut être une bonne manière de te protéger en cas de retard ou d’absence de paiement, notamment s’il s’agit d’une mission longue ou faisant l’objet d’un montant important.
Le contrat doit être rédigé avec soin, soit par un avocat (mais cela te coûtera sans doute une belle somme) ou d’après un modèle en ligne. Il doit contenir toutes les modalités de la mission et de la rémunération, ainsi que tes CGV que ton client devra accepter et signer.
Il va de soi qu’en 2020, très peu de clients règlent leurs factures avec des chèques. Si le cas pour ton client, nous te conseillons de le pousser à passer aux règlements par virement ou carte bancaire, des moyens de paiement bien plus rapides.
Plus les moyens de règlement seront simples et rapides, plus le délai de paiement de ta facture sera raccourci. Avec Freebe.me, tu peux notamment inclure un lien directement sur ta facture pour en faciliter le paiement.
Eh oui, ça paraît élémentaire, mais si tu veux que ton client te règle rapidement, il va falloir éditer ta facture dès la fin de ta mission de freelance. Certains indépendants envoient même leur facture en même temps que la livraison finale de leur travail, ce qui permet au client de passer directement à la caisse, pendant que le sujet est encore sur le feu.
S’il s’agit d’une prestation récurrente, tu peux convenir avec ton client d’une date de facturation régulière, qu’elle soit mensuelle ou plus espacée. Ton client pourrait même mettre en place un virement automatique pour ne pas avoir à s’en occuper à chaque fois.
Enfin, si tu conviens d’un échéancier de paiement avec ton client, n’oublie pas d’envoyer tes factures en respectant ces délais. Pour suivre ta facturation, tu peux notamment utiliser un outil de gestion dédié aux freelances et te focaliser sur ton travail et tes missions.
Si le montant de ta prestation est plutôt élevé, généralement au-dessus de 1 000 €, tu peux très bien demander un acompte à ton client pour sécuriser la mission.
Bien entendu, l’acompte ne supprime pas le risque que le reste de la somme ne soit pas réglé, mais il implique tout de même davantage ton client dans la démarche, en plus de faire fuir les clients malhonnêtes. Ainsi, si ton client refuse le paiement d’un acompte, cela te donne un indice plutôt évocateur sur le reste de votre collaboration. Il s’agit peut-être là d’un client à fuir !
La plupart des freelances demandent un acompte entre 30 et 40 % du montant total de la facture, mais tu peux monter jusqu’à 50 % si tu as des doutes ou que la mission te demande un investissement très important.
Nous avons fait le tour des principaux moyens de sécuriser un maximum tes prestations de freelance et encourager ton client à te payer en temps et en heure. Bien sûr, le risque zéro n’existe pas et tu apprendras au fil de tes expériences à repérer de loin les mauvais payeurs.
En cas de retard de paiement de ton client, n’oublie pas de privilégier la communication pour comprendre les raisons de son retard avant tout recours en justice.
