Travailler en freelance est le rêve de nombreuses personnes. Eh oui, avoir une totale liberté d’action et un emploi du temps 100 % flexible, ça fait envie. Dans la réalité, on s’aperçoit vite que les journées d’un·e entrepreneur·e peuvent être exténuantes tant il y a de choses à faire. D’où l’intérêt de maximiser sa productivité et de bien gérer son temps.
Cela dit, pas la peine de s’épuiser et d’en faire toujours plus ! Être productif·ve en freelance ne veut pas dire s’épuiser à la tâche. Dans ce billet, on t’a listé 10 astuces toutes simples à mettre en place pour optimiser ton efficacité en freelance, sans devenir un bourreau de travail.
Sommaire :
Savoir dire non en freelance ne veut pas dire se fermer des portes. C’est plutôt une super qualité à acquérir pour mieux prioriser ses tâches et par conséquent, optimiser son temps de travail. Il est très tentant d’accepter toutes sortes de missions en freelance. Eh oui, qui dit missions dit chiffre d’affaires et revenus !
Cela dit, si tu acceptes tout, tu risques vite de te retrouver débordé·e, de perdre le contrôle sur ton planning et de ne plus pouvoir délivrer la même qualité de travail. Il en va de même pour tes projets internes à ton activité freelance. Tu ne peux pas mettre en pratique chacune de tes idées, au risque de t’éparpiller et de perdre en efficacité.
➡️ Conclusion : définis tes priorités à l’instant T et sélectionne les tâches qui sont réellement importantes. Sache qu’il existe plusieurs méthodes pour prioriser dans son travail, elles sont indispensables pour rester productif·ve sans t’épuiser en freelance !
Être freelance t’offre une totale liberté quant à la manière d’organiser ton temps de travail. C’est à la fois bénéfique et un véritable challenge. Si tu as tendance à établir ta to do list au jour le jour, ce n’est peut-être pas la meilleure façon de faire pour être efficace.
Se consacrer chaque matin à lister ses tâches du jour, c’est déjà une perte de temps en soi. Et ça ne te permet pas de prévoir à plus long terme. À l’inverse, si tu établis un planning quelques jours, voire quelques semaines à l’avance, tu es plus en mesure d’éviter la procrastination ET d’être focus sur tes tâches importantes dès le début de ta journée.
➡️ Conclusion : prévois un point organisation de temps à autre pour établir un planning de travail à l’avance. C’est la base pour être productif·ve au quotidien en freelance. Cela ne t’empêche pas pour autant de garder une certaine flexibilité, en plus de garder de la place pour les imprévus !
Sous-estimer la durée d’une tâche est très courant en freelance, que l’on débute ou non. On peut avoir tendance à se prévoir une trop grande to-do list pour en faire un maximum, tout en se mettant la pression avec des blocs de temps trop courts. Mais, chercher à augmenter sa productivité ne veut pas dire en faire toujours plus !
Au contraire, si tu ne prévois pas assez de temps sur tes tâches, tu risques tout simplement de prendre du retard dans ton travail si tu dois dépasser ce timing. Et, naturellement, tu t’ajoutes une dose de stress qui nuit encore plus à ta productivité.
➡️ Conclusion : il vaut mieux bien estimer le temps passé sur une tâche, quitte à le sur-estimer. Ça t’évitera des périodes de rush intenses et ça te donnera même la sérénité nécessaire pour faire un travail de qualité. Si tu ne sais pas combien de temps prévoir sur une tâche, n’hésite pas à utiliser un timer pour avoir une idée réaliste !
Une journée de freelance comporte souvent des tâches très répétitives. Créer du contenu pour ses réseaux, répondre à ses emails, créer ses factures du mois, etc. Ça tombe bien, car il existe justement une méthode d’organisation parfaite pour ça : le batching !
Ici, il s’agit de réaliser toutes les tâches de même nature sur un créneau dédié. Concrètement, ça veut dire qu’au lieu d’étaler ta production de contenus au fil du mois, tu vas tout produire en une après-midi ou une journée. Au lieu de répondre à tes emails au fur et à mesure de leur arrivée, tu les traites tous pendant 30 minutes en fin de journée. Et ainsi de suite…
➡️ Conclusion : le batching est une technique d’organisation indispensable quand on cherche à booster sa productivité en freelance. Pour la mettre en place, il te suffit de repérer les petites tâches similaires, et de les regrouper sur un bloc de temps commun (qui soit également bien estimé !).
Utiliser les bons outils de travail peut faire toute la différence dans tes journées de freelance. On parle bien sûr des outils propres à ton domaine d’expertise, qui te permettent de délivrer un travail de qualité. Mais pas seulement !
Pour communiquer, organiser tes tâches, gérer tes projets, et même simplifier ta facturation… Les outils sont clairement indispensables si tu veux gagner en productivité et en efficacité. Des outils, il en existe des centaines et pour toutes les finalités. À toi de voir ce qui correspond le plus à tes besoins.
➡️ Pour bien commencer, on te conseille a minima un outil de gestion de projet (comme ClickUp ou Notion), un outil dédié à l’administratif comme Freebe, un outil de communication pour simplifier tes échanges avec tes clients réguliers (comme Slack ou Discord), ou encore un outil pour tracker ton temps de travail (comme le timetracking de Freebe ou Toggl).
Les distractions sont probablement les ennemies n°1 de la productivité. En freelance, les sources de distraction sont nombreuses, d’autant plus si tu travailles à domicile, ce qui rend plus difficile la concentration tout au long de la journée (coucou les notifications de téléphone ou le copain qui passe à l’improviste !).
Naturellement, on t’invite à utiliser toutes les techniques pour rester focus sur chaque tâche en cours, histoire de ne pas passer trois fois plus de temps qu’elle n’en prendrait sans distraction. Couper tes notifications, fermer ta boîte mail, optimiser ton espace de travail, faire preuve d’un peu d’auto-discipline aussi, etc.
➡️ Si tu as tendance à te laisser facilement distraire, c’est probablement parce que ton cerveau a besoin d’air frais. Plutôt que de scroller sur Instagram, prévois de vraies pauses dans ta journée, pendant lesquelles tu pourras divaguer selon tes envies, te reposer et laisser de côté le travail !
S’il y a bien un moyen de réduire sa charge de travail et de gagner du temps en freelance, c’est via les process et l’automatisation.
Concernant les process, on parle tout simplement de séries d’étapes à suivre pour réaliser une tâche. C’est ta manière de procéder, qui comprend les différentes actions à réaliser, les outils à utiliser, etc. En formalisant tes propres process, tu évites de t’éparpiller sur certaines tâches que tu réalises régulièrement dans ton entreprise. Par exemple : accueillir un nouveau client, faire ton point gestion du mois, batcher tes contenus sur Instagram, etc.
Côté automatisation, il s’agit de te servir d’outils pour réaliser certaines choses à ta place. Tu peux créer des workflows avec Zapier ou Make afin de faire interagir des outils entre eux, sans intervention de ta part. Par exemple : connecter ta boîte mail et ton CRM, confirmer automatiquement tes RDV dans ton Google Agenda, ajouter un abonné à ta mailing list après une action précise de sa part, etc.
En freelance, ta capacité à anticiper les besoins de tes clients est une qualité majeure à avoir. Mais, c’est aussi un moyen de gagner du temps, en répondant à certaines demandes avant même qu’elles ne soient formulées par exemple, et bien sûr, en fournissant des solutions complètes et de qualité.
Pour éviter de traiter des retours clients interminables, on t’invite aussi à bien cadrer tes missions de freelance. Si tu es graphiste, ça veut par exemple dire proposer un nombre limité de retouches et d’allers-retours. Quel que soit ton métier, ça nécessite de bien connaître ton client idéal et de préparer un brief client clair et exhaustif avant de commencer ta mission.
➡️ Conclusion : le soin que tu mets dans ta relation client et dans ton travail participe pleinement à ta productivité en freelance. Plus tu anticipes, fournis des réponses complètes et de qualité et cadres ton travail, plus tu gagneras du temps sur le déroulement d’un projet client.
Les emails sont un élément clé de la communication avec tes clients en freelance, mais comme on l’a vu plus haut, c’est aussi une grande source de distractions. Pire, une boîte mail mal gérée peut occasionner des oublis, du retard, donc du stress.
Prévoir un créneau quotidien dédié à l’ensemble de tes mails est un premier pas pour rester productif·ve au fil de la journée. Mais pas que ! Tu peux optimiser la gestion de ta/tes boîtes mail avec des tags, des libellés ou des dossiers, en éliminant les spams et les newsletters que tu ne lis plus ou même en préparant des templates d’email pour gagner du temps.
➡️ Conclusion : utilise un outil adapté à tes besoins en matière d’email, plutôt que de te contenter des solutions classiques, surtout si tu gères plusieurs adresses mail. Certains outils comme Spark t’aideront à y voir plus clair et à optimiser la façon dont tu gères tes emails au quotidien.
Dernier point de notre top spécial productivité en freelance, et pas des moindres. Ton espace de travail peut être responsable en grande partie d’un manque de concentration. Bien aménagé, il t’aide à entrer dans ton rôle de professionnel·le chaque matin, même s’il est dans un coin de ton salon.
Il s’agit déjà de choisir le bon emplacement (être à côté de ta console ou dans un lieu de passage n’est peut-être pas le plus judicieux). Investis aussi dans un mobilier confortable et propice aux journées de travail, même si tu peux t’autoriser quelques sessions de formation au fond de ton canapé. Objectif : avoir un espace de travail dédié à ton activité freelance, propre et confortable pour privilégier ta santé (mentale et physique).
➡️ Conclusion : même si tu as choisi une vie de freelance pour éviter le 9-17 dans un open space, il n’en reste pas moins primordial d’avoir un espace optimisé dans lequel tu peux être 100 % focus sur ton travail.
Maximiser sa productivité en freelance, c’est avant tout avoir une approche pratique et stratégique de son emploi du temps. Avec quelques petites astuces, tu peux rester efficace tout en privilégiant des journées de travail normales et réalistes (oublie les nuits blanches pour rattraper ton retard).
