En freelance, la base de la réussite n’est pas d’avoir des milliers d’abonnés ou d’envoyer 150 devis par jour. C’est plutôt d’avoir une organisation efficace et une bonne gestion du temps. Sans ces deux éléments primordiaux, comment pourrais-tu gérer les nombreuses tâches de ton quotidien de freelance ?
Eh oui, en plus de tes missions pour tes clients, tu dois jongler chaque jour entre la gestion de ta micro-entreprise, ta prospection, ta communication, le développement de tes projets, etc. Et dans une journée, il n’y a que 24 heures, dont on espère que tu consacres une partie à ton propre bien-être et ta vie personnelle.
Si tu cherches à améliorer ton organisation pour cette nouvelle année, tu es au bon endroit ! Aujourd’hui, on te parle de 5 méthodes (re)connues pour mieux gérer son temps et sa productivité au quotidien. Let’s go !
Sommaire :
1. La méthode Pomodoro pour rester focus sur tes tâches
2. La matrice d’Eisenhower pour prioriser tes tâches
3. Le block-scheduling pour mieux gérer ton temps
4. La méthode Zen to done pour prendre de bonnes habitudes
5. La méthode des 80/20 pour booster ton efficacité
La méthode Pomodoro est sans doute la plus célèbre de ce top 5. Elle est parfaite pour lutter contre le multitâche qui n’est pas si efficace que ça au quotidien. Elle pourra t’être très utile si tu as du mal à gérer les perturbations extérieures (tes notifications, emails reçus, ton chat qui miaule à tes pieds, etc.). Avec cette méthode, tu te concentres sur une seule et unique tâche pendant un temps imparti. Tu évites ainsi les laps de temps où tu dois te reconcentrer sur ton travail après avoir regardé ton téléphone.
Concrètement, programme une session de 25 minutes pendant laquelle tu ne feras qu’une seule chose en étant focus à 100%. Tu peux éventuellement réaliser plusieurs sous-tâches si elles sont liées, comme la réponse à tes emails par exemple. Ensuite, tu peux t’accorder une pause de 5 minutes pour vaquer à tes occupations, puis revenir sur une nouvelle session de travail de 25 min, etc. Et toutes les quatre ou cinq sessions, en fonction de ta concentration, tu t’accordes une maxi-pause de 20 à 30 minutes.
Pour que cette méthode soit pleinement efficace, il vaut mieux préparer à l’avance la liste de tes tâches pour savoir exactement ce que tu as à faire. Programme-toi donc un moment chaque jour ou chaque semaine pour mettre au point ta to-do.
En revanche, comme il est parfois difficile d’estimer la durée totale d’une tâche, cette méthode peut avoir ses limites. Si tu dois réaliser une mission de quelques heures pour un client, il te faudra certainement la diviser en plusieurs tâches logiques pour entrer dans le schéma Pomodoro. Mais tu peux aussi définir des durées de sessions qui te correspondront mieux que la méthode classique !
Eisenhower, c’était un président américain au 19ème siècle, mais c’était aussi un vrai professionnel de la productivité. Il est d’ailleurs à l’origine de la citation : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Ça fait méditer, non ?
C’est ainsi qu’est née la matrice d’Eisenhower, une méthode simple pour apprendre à classer ses tâches et priorités en deux axes : ce qui est important et ce qui est urgent. Ensuite, on retrouve quatre cases dans lesquelles ranger ses tâches :
· Les tâches importantes et urgentes à faire toi-même immédiatement : celles qui entraînent des conséquences directes ou qui représentent un problème urgent.
· Les tâches importantes mais pas urgentes à planifier dans le temps et à faire toi-même : par exemple, tout ce qui concerne un projet à long terme, un plan d’actions, de la formation ou de la veille.
· Les tâches urgentes mais pas importantes à déléguer rapidement ou à automatiser : tout ce qui ne demande pas ton cerveau ou ton expertise.
· Les tâches peu urgentes et peu importantes : celles qui sont inutiles et mériteraient surement d’être abandonnées.
Ce système de classement de tes tâches du jour peut t’aider à prendre des décisions plus rapidement : quand planifier les choses, quand et quoi déléguer, que prioriser dans ta journée, etc.
Le block-scheduling est moins connu que les méthodes déjà citées, mais il est de plus en plus répandu chez les entrepreneurs. Ici, on s’inspire du bon vieil emploi du temps du collège ou du lycée, pour l’adapter à la vie de freelance. Au lieu de planifier des tâches de manière précise, on réserve des blocs de temps pour structurer ses journées.
Concrètement, tu découpes ta journée ou ta semaine en blocs de temps de deux ou quatre heures. Et ces blocs seront réservés à une thématique de tâches en particulier. Tu y feras toutes les actions liées à un client, un projet ou un ensemble de mini-tâches (par exemple : créer tous tes posts pour les réseaux sociaux, gérer le projet de ton client, répondre à tous tes emails, etc.).
Avec cette méthode, tu évites de surcharger ta to-do list du jour en priorisant deux ou trois grands thèmes. Tu pourras toujours ajouter par-ci par-là des micro-tâches qui peuvent être exécutées en 2 minutes mais ne méritent pas non plus un focus dans ton agenda.
Pour que ce soit efficace, on te conseille d’identifier les moments de ta semaine où tu te sens le plus productif. Tu pourras ainsi y placer les choses les plus importantes qui méritent toute ton attention.
Cette méthode est un peu différente des autres. Il ne s’agit pas d’appliquer un modèle mais plutôt de prendre de vraies bonnes habitudes sur le long terme. Leo Babauta, son créateur, a identifié les principaux ingrédients d’une bonne organisation après s'être retrouvé submergé par son quotidien trop chargé.
Concrètement, il te conseille de n’en choisir qu’un à la fois, de l’appliquer dans ton quotidien pendant au moins un mois, puis d’en choisir un nouveau, etc. Et pour aller au bout de la méthode, il existe 10 objectifs pour une bonne organisation :
· Avoir toujours un carnet sous la main pour noter tes tâches et idées imprévues.
· Traiter chaque jour tous tes emails, courriers et notifications pour éviter d’être submergé au bout d’un moment.
· Planifier des priorités quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.
· Se concentrer sur une seule tâche à la fois, avant de passer à la suivante.
· Utiliser un outil le plus simple possible pour faire sa to-do.
· Trier tout ce qui peut l’être en catégories.
· Faire un point régulier sur ce qui est accompli et ce qui reste à faire.
· Simplifier au maximum tes tâches et objectifs pour aller à l’essentiel.
· Avoir des routines bien définies qui te correspondent.
· Trouver ce qui te passionne pour ne pas être tenté de procrastiner.
Autrement connue sous le nom « loi de Pareto », cette méthode peut très bien s’appliquer à la gestion du temps en freelance. Par définition, elle explique que 80% des résultats obtenus proviennent de 20% du travail réalisé. Et c’est pourquoi il est essentiel de prioriser tes actions pour aller droit au but.
En freelance, on passe parfois beaucoup de temps sur une tâche qui n’apporte pas de réelle valeur ajoutée. Avec une meilleure priorisation de tes tâches importantes, tu pourras obtenir plus de résultats en y passant moins de temps. Concrètement, il s’agit d’identifier ce qui requiert vraiment ton attention et ton cerveau, et de déléguer, automatiser ou abandonner tout le reste. Tu peux également te poser la question suivante pour structurer chaque journée : que ferais-tu si tu devais réaliser uniquement 2 tâches ?
Nous voici arrivés au bout de ce top 5 des méthodes d’organisation desquelles s’inspirer en freelance ! Et pour aller encore plus loin, Freebe.me peut t’accompagner dans la gestion administrative de ton activité, en automatisant de nombreuses tâches chronophages. C’est pas trop cool, ça ?!
