On peut dire que dans une vie de freelance, les journées sont bien chargées. Convertir de nouveaux prospects, assurer ses missions, garantir la satisfaction de ses clients, facturer et créer des devis, etc. Ce n’est que la partie émergée de l’iceberg de l’entrepreneuriat. Eh oui, une partie du travail se trouve en dehors des dossiers clients et des ventes.
Quelle que soit ton activité freelance, il existe des tâches communes à tous les indépendant·es. Elles sont nécessaires pour assurer une bonne gestion d’entreprise, mais aussi pour développer son business et gagner du temps au quotidien.
Sans plus attendre, on te propose 7 tâches incontournables qui devraient figurer dans ta to do list hebdomadaire en freelance (ou mensuelle !).
Sommaire :
La gestion de ta boîte mail en freelance est bien plus complexe qu’elle n’en a l’air. Si tu ouvres et réponds à chacun de tes emails au fur et à mesure de leur arrivée, tu es sûr·e de perdre un temps fou et de décrocher niveau concentration. Car oui, les notifications de boîtes mail font sans doute partie des distractions principales des freelances. C’est un peu l’ennemi n° 1 de la productivité.
Plutôt que de consulter chaque mail tout au long de la journée, on te recommande donc de prévoir 2 petits créneaux 100 % focus sur tes emails en début et fin de journée. Si certains emails nécessitent un peu trop de temps pour apporter une réponse de qualité, n’hésite pas à te mettre un rappel pour t’y consacrer à un moment plus opportun.
Enfin, tu peux profiter d’une heure le vendredi pour nettoyer ta boîte mail avant de partir en weekend (le fameux zéro inbox). Une routine impeccable pour t’assurer d’apporter une réponse à chaque prospect et client, sans affecter ton efficacité le reste de la semaine.
En matière d’organisation, il existe plusieurs écoles : les freelances qui établissent leur to-do list du jour chaque matin, et ceux qui prévoient à plus long terme. En apparence, la première solution permet une plus grande flexibilité de planning. Oui, mais… Elle nécessite de prendre chaque jour un temps consacré à établir tes priorités, donc de diminuer tes créneaux de travail et ta concentration.
À la place, pourquoi ne pas finir chaque semaine sur la mise au point de ton planning hebdomadaire de la semaine suivante ? Vérifie que tous tes créneaux sont bien placés : tes missions freelances, tes priorités, tes projets en cours, tes prochains rendez-vous et ton temps libre.
Chaque matin, tu n’as plus qu’à t’y mettre sans passer par la case planification. Bien sûr, n’oublie pas de prévoir des créneaux dédiés aux imprévus si tu as besoin d’adapter ton planning en temps réel.
En freelance, on est souvent happé par la productivité et les missions clients. Quand on a la tête dans le guidon, on en oublierait presque que notre réussite repose sur notre capacité à nous adapter au marché, au secteur d’activité et aux clients. Et pour cela, rien ne remplace une bonne veille informationnelle ou concurrentielle.
Chaque semaine, on te recommande donc de prévoir un temps dédié à ta formation : la mise à jour d’une compétence via un programme en ligne, la lecture de ressources utiles, la veille de ton marché, etc.
Pas besoin d’y consacrer une journée ! Certains outils peuvent t’aider à automatiser ta veille pour gagner du temps sur cette tâche qui peut s’avérer chronophage. Si tu choisis de suivre une formation, bloque-toi un créneau régulier de 2 à 3 heures pour assimiler les connaissances et expérimenter.
Tu t’en doutes, le suivi de ta trésorerie et de ton administratif est primordial en micro-entreprise. C’est naturellement l’une des tâches à inscrire impérativement dans ta to-do list mensuelle, mais aussi hebdomadaire.
On te conseille de prévoir un petit moment dédié à ta gestion d’entreprise : factures encaissées et en attente de paiement, état des devis, livre des recettes, déclaration de CA et de TVA une fois par mois ou par trimestre, etc.
Pour t’aider dans cette tâche, tu peux te munir d’un outil de facturation dédié aux freelances comme Freebe. Il centralise en temps réel toutes tes informations administratives et te fait gagner un temps fou sur toutes tes démarches.
En freelance, la majorité du temps de travail est dédiée aux clients. C’est tout à fait normal, puisque ce sont les tâches à forte valeur ajoutée qui rapportent directement du chiffre d’affaires. Cela dit, n'oublie pas qu’il est aussi important de travailler SUR ton entreprise pour te développer durablement en freelance.
Produire de nouveaux contenus à mettre en ligne, mettre à jour ton portfolio, imaginer une nouvelle stratégie d’acquisition, mettre au point un lead magnet… Ce sont autant de tâches indispensables qui te permettent d’adopter une vraie posture de chef·fe d’entreprise. (et pas seulement d’exécutant·e).
Chaque semaine, prévois quelques heures, voire une demi-journée, consacrée à l’avancement de tes tâches internes et de tes side projects. Car, si tu ne les inscris pas à ton planning hebdomadaire, ça risque de passer à la trappe au profit de tes missions.
Encore une tâche parfaite pour finir ta semaine en freelance : faire un peu de ménage sur ton bureau et ton espace de travail. Si tu es du genre à accumuler des post-its ou des mugs de café froids (aucun jugement), c’est d’autant plus nécessaire.
Une fois tes outils de travail éteints, passe un petit coup sur la poussière, aère ton espace, parfume-le. Objectif : arriver le lundi matin avec un cerveau tout frais dans un espace tout propre et agréable.
Tu peux aussi en profiter pour nettoyer ton espace de travail virtuel : tes onglets ouverts, ton dossier téléchargement, tes screenshots, tes fichiers sur le bureau, etc. N’hésite pas à utiliser certaines applications pour nettoyer automatiquement ton ordinateur et gagner du temps.
Enfin, on parle beaucoup de travail dans cette to-do list hebdomadaire pour les freelances, mais une chose essentielle manque à l’appel : le temps pour soi ! Pour garantir un bon équilibre de ta santé mentale (et physique), les temps de pause ne sont pas à prendre à la légère.
On ne t’apprend rien en te disant que les freelances et les entrepreneur·es sont plus exposé·es au risque de burn-out que toute autre catégorie professionnelle. Prendre son activité indépendante à cœur, c’est bien. Se préserver et s’autoriser du repos, c’est encore mieux.
Si tu as tendance à l’oublier, ce n’est jamais une mauvaise idée que de poser de vrais créneaux de pauses et de temps libre dans ton agenda de la semaine !
Et voilà pour ce qui est des actions incontournables à réaliser chaque semaine en freelance (ou chaque mois). Même si ta to-do list se compose essentiellement de tâches dédiées à tes clients, il est important de travailler sur le développement de tes compétences et de ton business… Mais également de prévoir du temps consacré à ton bien-être en tant qu’entrepreneur·e !
