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Publié le : 
March 23, 2022
Modifié le : 

7 conseils pour organiser et gérer sa boîte mails

En 2021, on estimait qu’un français envoyait en moyenne 33 emails par jour. Et en 2020, le nombre moyen d’emails reçus quotidiennement (hors spam) était de 39 (source). Ça, ce sont les chiffres pour la majorité des français. Mais on se doute que les statistiques peuvent vite grimper chez les freelances, dont les communications passent en majorité par les emails et les messageries.

Tu fais peut-être toi aussi partie des indépendants en guerre constante avec leur(s) boîte(s) mails. Le zero inbox ne dure jamais bien longtemps entre les mails de prospects, clients, partenaires, potes freelances, etc. Le tout saupoudré de newsletters et autres publicités. Bref, gérer ses emails en tant que freelance ou entrepreneur.e peut vite être une galère sans nom et une perte de temps.

Aujourd’hui, on t’a donc compilé 7 conseils pertinents pour organiser ta ou tes boîtes mails professionnelles, et mieux gérer tes emails au quotidien. Let’s go !

Sommaire :

1. Traiter tes emails selon leur importance

2. Rassembler toutes tes boîtes emails au même endroit

3. Bloquer un créneau dédié à tes emails

4. Programmer des réponses automatiques

5. Créer des templates d’emails pour gagner du temps

6. Te désabonner des publicités et newsletters inutiles

7. Privilégier d’autres moyens de communication avec tes clients

Traiter tes emails selon leur importance

Tu t’en doutes, tous les emails n’ont pas le même niveau d’importance et ne nécessitent pas ta réponse dans l’immédiat. Pour gagner en efficacité dans la gestion de tes emails, et donc de ton temps, tu as besoin d’une méthode te permettant de classer tes messages. Plusieurs méthodologies sont possibles :

  • Classer tes emails par expéditeur : en séparant les emails provenant de clients, prospects et autres sollicitations externes. Ici, il s’agit surtout de t’y retrouver parmi tes contacts, mais ce système ne t’indique pas forcément les emails les plus urgents.
  • Créer des tags par niveau d’urgence : ici, il s’agit plutôt de créer des statuts selon le délai de réponse attendu (ou défini par ta propre charte customer care). On peut par exemple imaginer les catégories suivantes : à traiter immédiatement, aujourd’hui, dans la semaine, dans le mois, etc.

La plupart des clients de messagerie te permettront de personnaliser des tags d’emails ou de créer des sous-dossiers pour aller un peu plus loin que l’interface classique.

Rassembler toutes tes boîtes emails au même endroit

Si tu possèdes plusieurs boîtes mails pour ton activité freelance, il va sans dire que la gestion de tes emails se complique un peu. En plus de perdre du temps en consultant tes boîtes une par une, tu risques de passer à côté de mails importants. On te recommande donc de rassembler toutes tes boîtes sur un seul et même outil.

En plus des outils présentés dans ce top, tu peux te pencher sur Newton, un outil de gestion des emails minimaliste et efficace. Il te permettra de gérer facilement plusieurs adresses emails et signatures, en plus d’être accessible sur tous tes appareils. Tu auras également la possibilité de lier d’autres applications (comme Trello, Evernote ou Asana) et d’utiliser quelques fonctionnalités bien utiles : planifier des emails ou des rappels, recevoir des confirmations de lectures, etc.

Bloquer un créneau dédié à tes emails

Si tu fais partie des freelances qui consomment et répondent immédiatement à chacun de leurs emails, ce conseil t’est particulièrement adressé ! Ta productivité au quotidien peut être sérieusement impactée si tu t’interromps constamment dans ton travail pour lire immédiatement chaque email reçu, et encore plus si tu y réponds. Eh oui, il faudra plusieurs minutes à ton cerveau pour retourner pleinement à la tâche en cours. Morale de l’histoire : ne réponds pas à tes emails un par un au fil de tes notifications.

On te conseille au contraire de te planifier des temps dédiés à la lecture et à la réponse à tes emails. Ça peut être une petite demi-heure chaque matin et chaque soir après ton travail, ou encore une session entre midi et deux. Tu peux aussi dédier un créneau à tes emails le vendredi après-midi pour partir sereinement en weekend. Objectif : zéro inbox, mais pas au détriment de tes missions de freelance en journée.

Programmer des réponses automatiques

Il est normal de vouloir répondre le plus vite possible à ces sollicitations, surtout lorsqu’il s’agit de prospects intéressés par tes services de freelance. Mais si tu veux gagner en sérénité dans ton quotidien, tu dois t’accorder un délai de réponse raisonnable, ne serait-ce que pour terminer ta tâche en cours et être pleinement concentré.e sur ton email.

Si un prospect attend une réponse la plus rapide possible de ses futurs prestataires, pourquoi ne pas programmer un email automatique pour l’inviter à patienter 24 ou 48 heures ? Indique-lui que sa demande est bien prise en compte et que tu lui apporteras une réponse dans les plus brefs délais. Ça t’offrira un peu de répit en plus de rassurer ton prospect sur ton professionnalisme.

Créer des templates d’emails pour gagner du temps

En fonction de ton activité freelance, tu reçois peut-être de nombreuses demandes d’informations similaires. C’est par exemple le cas si tu vends des produits digitaux et que tu réalises un nombre important de ventes. Service après-vente, problème de paiement ou questions fréquentes... Tout ceci peut vite polluer ta boîte emails et ton temps si tu ne délègues pas cette partie de ton entreprise.

Dans le même esprit que la programmation d’une réponse automatique, tu peux te créer quelques templates d’emails à personnaliser selon l’expéditeur. N’hésite pas à recenser les questions les plus fréquentes pour pré-rédiger tes réponses. Tu peux ensuite les stocker dans un outil comme Notion ou Asana pour gagner du temps lors de tes sessions mails.

Te désabonner des publicités et newsletters inutiles

Au bout de quelques années, on accumule facilement des dizaines d’inscriptions à des services et newsletters. Comme tu le sais sans doute déjà, toutes ne présentent pas le même niveau d’intérêt et peuvent mettre un sacré bazar dans tes boîtes mails. Si tu ne veux pas que tes emails importants se mêlent à tes newsletters et publicités, tu peux toujours créer un dossier dédié à ces dernières.

Mais on te conseille aussi de régulièrement faire le tri entre les mailing list auxquelles tu es inscrit.e. Sache que le règlement RGPD oblige tout expéditeur à inclure un lien de désinscription sur chaque mail pour te faciliter la tâche. Alors fais un grand ménage de printemps et ne conserve que les newsletters qui t’apportent de la valeur et qui sont pertinentes à lire chaque semaine.

Privilégier d’autres moyens de communication avec tes clients

Tu estimes échanger beaucoup trop d’emails avec tes clients ? C’est sans doute le moment de leur proposer d’autres moyens de communication plus pratiques pour tout le monde. Dans le cas de clients réguliers, l’email n’est pas forcément le canal de communication le plus adapté : leurs messages se perdent dans la masse, et le risque de perte d’informations est trop grand.

Pour centraliser et fluidifier vos échanges, pourquoi ne pas opter pour un service de messagerie instantanée comme WhastApp, Slack ou Discord ? Tu peux aussi envisager de collaborer avec tes clients directement sur ton outil de travail. C’est possible si tu travailles sur Notion ou ClickUp par exemple. Ces deux outils sont conçus pour le travail à plusieurs, et il te suffit d’inviter ton client à accéder à son espace projet.

Et voilà pour ce petit top de conseils pour gérer tes emails comme un.e pro en freelance et avec plus de sérénité ! N’hésite pas à tester plusieurs outils pour rassembler tes boîtes mails (Newton a par exemple une version d’essai gratuite), ou à tester plusieurs méthodes d’organisation.

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F.A.Q Freelance - Résumé de l'article

✉️ Comment simplifier la gestion de ses emails en freelance ?

En tant que freelance, tu peux simplifier la gestion de tes emails en les traitant par ordre d’urgence ou d’importance. Tu peux aussi bloquer un créneau dédié à tes emails dans ton planning, plutôt que d’être déconcentré.e dans ton travail.

⚡️ Comment gagner du temps pour gérer ses emails en freelance ?

Si tu cherches à gagner du temps sur la gestion de tes emails en tant que freelance, n’hésite pas à programmer un email automatique pour inviter tes prospects à patienter, ou encore à te créer des templates d’emails pré-rédigés pour répondre aux questions fréquentes.

🖥 Quels outils pour centraliser tous ses emails en freelance ?

Si tu as plusieurs adresses mails pour ton activité freelance, n’hésite pas à simplifier ton quotidien en les rassemblant toutes sur un même outil. C’est le cas avec Newton, Spark ou encore Mailbird, des outils qui t’aident à gagner en efficacité dans tes emails.

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