Gérer ses emails en tant que freelance, ce n’est pas toujours de tout repos. Entre les mails de tes clients, les newsletters et les publicités, tu peux vite te retrouver submergé et louper un message important. Et des emails qui s'accumulent, ça représente une perte de temps et une pression supplémentaire dont tu n'as pas forcément besoin en freelance.
Pour t'éviter de passer des heures à trier, lire et répondre à tes sollicitations, on te propose aujourd'hui une sélection d'outils et d’extensions pour mieux gérer ta boîte mail. Au programme : une boîte mail épurée, des réponses apportées dans les temps et une tranquillité d'esprit !
Sommaire :
1. Quels outils complets pour mieux organiser ses emails en freelance ?
a. Spark, l’outil qui rassemble toutes tes boîtes emails
b. Gmelius, l’outil couteau suisse pour gérer tes emails
c. Mailbird, l’outil pour réunir toutes tes messageries
2. Quelles extensions pratiques pour mieux gérer sa boîte mail ?
a. Sortd, l’extension pour trier tes emails en to-do list
b. Checker Plus, pour ne plus laisser ta boîte email ouverte
c. Mailtrack, pour savoir si ton email a bien été ouvert
d. Cleanfox, le petit outil pour nettoyer ta boîte mail
Spark, c'est l'outil qui te promet d'aimer à nouveau les emails. Pour le moment, il n'est disponible que pour les appareils sous IOS et Android, mais la version Windows est prévue pour bientôt. Son objectif principal est de rassembler toutes tes boîtes emails sur une seule interface personnalisable, pour en faciliter la gestion et atteindre le "zéro inbox". Concrètement, l'application présente plusieurs fonctionnalités utiles pour devenir le maître ninja des emails :
· La priorisation intelligente des emails importants : Spark met en avant les mails provenant de vraies personnes et fait passer au second plan les publicités et newsletters. Par la même occasion, il réduit le bruit en ne te notifiant qu'en cas de mail important.
· La possibilité d'épingler, de classer ou de reporter tes emails en un seul clic ou balayage. De quoi facilement prioriser les emails auxquels répondre dans la journée.
· La recherche intelligente en langage naturel. Si tu as déjà été frustré de ne pas pouvoir retrouver un email qui date, cette fonction va sans doute te sauver la vie.
· La collaboration à plusieurs, si tu as besoin de rédiger un email avec un partenaire, d'obtenir ses commentaires ou de lui déléguer une réponse.
Accroche-toi bien, parce que les fonctionnalités de Gmelius sont nombreuses. Son objectif est de t'aider à mieux collaborer avec des partenaires ou des clients via les emails. Et pour ce faire, tu retrouveras pas mal d'options pratiques pour te faciliter la vie :
· Collaborer plus efficacement avec qui tu veux : l'outil te permet par exemple de transformer une boîte de réception Gmail en boîte collaborative et partagée, utile si tu travailles avec un autre freelance par exemple. Tu pourras aussi échanger à propos d'un email en particulier, déléguer des réponses, etc.
· Automatiser des flux de travail : si tu as des tâches récurrentes à effectuer via ta boîte mail, Gmelius te permet de les automatiser en utilisant notamment les applications Slack et Trello. Par exemple : envoyer un modèle de réponse automatique, transformer un email en tâche, etc.
· Gérer des campagnes emailing : c'est ici où les fonctionnalités de Gmelius le portent un peu plus loin qu'un simple outil de gestion de mails. Il te permet de créer des campagnes ou des newsletters directement depuis ta boîte email, et d'en analyser les résultats avec des statistiques de base. Un bon point donc si tu ne souhaites pas multiplier les outils.
Les fonctionnalités de Mailbird ressemblent en tout point à celles de Spark, sauf qu'il est disponible pour Windows. Son petit plus : pouvoir y rassembler toutes tes boîtes mails, mais aussi tes autres messageries comme WhatsApp, Slack, Twitter, Facebook, WeChat, etc. Petit tour d'horizon de ses principales fonctionnalités (en plus de celles de Spark) :
· Une boîte de réception pour tous tes emails : encore une fois, il s'agit de réunir toutes tes boîtes sur une seule interface pour gagner du temps. Ici, tu pourras personnaliser son apparence comme bon te semble : thème, images, son, etc. Ainsi que la manière de présenter tes emails.
· La possibilité d'intégrer d'autres applications : les messageries énoncées plus haut mais aussi tes applications de travail comme Google Drive, Google Agenda, Asana, etc.
Sortd est une extension Chrome créée pour Gmail et destinée à ceux qui gèrent leurs emails comme une to-do list. Elle te permet de transformer ton interface email habituelle en un ensemble de listes. Si tu connais un peu Trello, l'utilisation de Sortd y ressemble en quelque sorte.
Tu pourras donc glisser les emails reçus dans ces listes personnalisables pour optimiser leur gestion. Par exemple : "à répondre aujourd'hui", "à lire plus tard", "à planifier", etc. L'extension t'offre aussi d'autres fonctionnalités comme le tracking des ouvertures de mails, la collaboration, etc.
Checker Plus est une petite extension pour Gmail et Google Chrome. Elle te permet de ne plus travailler en ayant ta boîte mail constamment ouverte (la porte ouverte au multitâche !). À la place, tu obtiens des notifications discrètes depuis Chrome. Tu pourras aussi lire l’email reçu et l’archiver (ou l’ignorer) sans sortir de ta tâche en cours.
Mailtrack est aussi une extension pour Gmail. Elle te permet de savoir si tes emails ont été ouverts par leur destinataire. Pourquoi ça peut être très utile ? Parce qu’il peut malheureusement arriver qu’un prospect ou un client ne réponde plus, après avoir reçu une facture par exemple. Avec cet outil, tu pourras donc vérifier si ton contact n’a pas encore ouvert ton email, ou s’il l’a ignoré.
Tu reçois trop de newsletters et de publicités ? Cleanfox t’aide à trier tous ces emails par destinataires et à décider ce que tu souhaites en faire : les supprimer ou te désabonner. De quoi faire un bon coup de ménage dans ta boîte mail !
Avec tous ces outils, tu devrais t’en sortir comme un chef avec ta ou tes boîtes emails. Et en guise de petite extension bonus, tu peux aussi utiliser GIPHY for Gmail pour intégrer des gif et de la bonne humeur dans tes prochains emails !
