Chaque nouvelle semaine vient avec sa charge de travail plus ou moins conséquente. Et lorsqu’on jongle avec beaucoup de tâches, dans son quotidien de travail ou sa vie personnelle, remettre un peu d’ordre dans tout ce chaos ne fait pas de mal.
En freelance, tu vis sans doute déjà des journées très chargées, entre tes missions clients et toutes les tâches relatives à la gestion de ton entreprise. Si tu cherches un moyen de mieux organiser ton travail et ta to-do list, tu es au bon endroit !
Nous t’avons compilé toutes nos astuces pour réaliser des to-do list (vraiment) efficaces et pratiques, et apprendre à mieux gérer ton temps en freelance.
Sommaire :
1. Pourquoi faire une to-do list efficace en freelance ?
2. Comment faire une bonne to-do list ?
a. Être précis dans les tâches à effectuer
b. Fixer des deadlines réalistes
c. Organiser tes tâches par thème
d. Prioriser tes tâches urgentes et importantes
e. Répartir tes tâches intelligemment
f. Regrouper les tâches similaires
g. Laisser la place à l’imprévu
h. Créer une done-list
3. Comment mieux organiser son travail au quotidien ?
La to-do list reste l’un des moyens les plus efficaces pour tout organiser. De la gestion de projets aux petites tâches du quotidien, c’est sans doute l’outil le plus simple pour avoir une vision d’ensemble et garder le contrôle sur ta charge de travail.
La liste de tâches a surtout l’avantage de t’aider à rester focus sur les choses qui comptent sans t’éparpiller. Et si tu as déjà expérimenté ce mode d’organisation, tu connais déjà le petit sentiment de satisfaction personnelle lorsque tu coches une tâche terminée.
Mais comme toute chose, la to-do list nécessite un minimum de méthodologie pour ne pas devenir une contrainte supplémentaire. Il ne s’agit pas d’accumuler des listes de tâches qui resteront dans un coin de ton bureau, ou de te surcharger avec un planning beaucoup trop ambitieux.
Avec quelques notions simples, tu vas pouvoir créer et gérer des to-do list réellement efficaces, pratiques et utiles dans ton quotidien de freelance.
Prévoir une tâche trop globale dans sa to-do list est une erreur très courante. Pour que cette liste reste efficace et permette de bien s’organiser, il vaut mieux décliner chaque grosse mission en sous-tâches.
Tu vas pouvoir mieux visualiser ta charge de travail, et même pouvoir estimer le temps que te prendra chaque étape. Ainsi, au lieu d’avoir une seule to-do list trop floue, tu en obtiendras plusieurs petites listes détaillées, et il te sera plus facile d’organiser ton planning par la suite.
Que celui qui n’a jamais eu une petite tâche indéfiniment inscrite sur sa to-do lève la main ! Les missions qui n’ont pas de date limite sont souvent mises au second plan, au risque de ne jamais être réalisées et de parasiter la liste de tâches.
Essaye donc de fixer une temporalité à chacune d’entre elles. Qu’elles soient plus ou moins urgentes, convenir d’une deadline pour chacune de tes tâches va aussi booster ta motivation à les terminer et t’aider à mieux prioriser ce qui doit l’être.
Avoir beaucoup de tâches inscrites sur ta to-do peut vite devenir décourageant. Plutôt que de te laisser submerger par la quantité de choses à faire, tu peux instaurer une certaine hiérarchie entre tes tâches en les regroupant par thème (par exemple : tes missions clients, ton administratif, tes finances, ta communication, etc.).
Pour cela, n’hésite pas à utiliser des méthodes simples comme des codes couleurs, des mots-clés ou des listes séparées, notamment si tu utilises un outil informatique.
Organise tes tâches en privilégiant celles qui te semblent les plus urgentes et importantes. Ces tâches peuvent alors venir se greffer sur une to-do list quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Tu peux également y inclure à l’avance les tâches récurrentes que tu réalises systématiquement, par exemple tout ce qui concerne tes déclarations de chiffre d’affaires en freelance.
Ton niveau de motivation et de concentration n’est pas le même tout au long de la journée, et c’est tout à fait normal. Dans ce cas, place les tâches stratégiques aux moments où ton cerveau est en productivité optimale, les autres pouvant être réalisées lorsque tu es plus relax.
Tu peux aussi organiser ta journée en alternant des tâches difficiles qui nécessitent beaucoup de concentration et des tâches plus légères.
Par ailleurs, fais bien attention à ne pas surestimer ton temps en prévoyant une to-do quotidienne trop chargée.
Lorsque tu passes d’une tâche à une autre, ton cerveau te demande généralement un petit temps d’adaptation et mise en contexte avant d’être pleinement opérationnel. Ces petits moments de latence, mis bout à bout, représentent aussi une sacrée perte de temps.
Pour optimiser ce temps, tu peux regrouper entre elles toutes les tâches quotidiennes similaires. Par exemple : répondre à tes emails, envoyer des devis, répondre à tes commentaires sur les réseaux sociaux, etc.
Un planning trop bien ficelé, c’est le risque de ne pas pouvoir gérer les imprévus pointant le bout de leur nez. C’est pourquoi nous te conseillons de garder une certaine flexibilité, en évitant par exemple de prévoir des tâches ayant une marge de réalisation trop courte et en laissant quelques espaces vides dans ton planning quotidien.
Pour t’assurer que tu as été productif, n’hésite pas à créer une done-list avec toutes les tâches que tu as réalisées au cours de ta journée. Nous te garantissons que la satisfaction personnelle que tu en tireras ne pourra que te motiver et ça te permet de mieux visualiser et analyser ta productivité en freelance.
Les journées sont plus courtes qu’elles n’y paraissent, c’est pourquoi bien t’organiser est primordial pour voir ta to-do list diminuer sans t’épuiser à la tâche. Pour concilier planning quotidien et to-do list, voici une petite méthode d’organisation simple mais efficace :
· Commence par déterminer ton objectif principal de la journée : il s’agit de LA chose que tu dois absolument accomplir. En général, il s’agit aussi de la tâche la plus complexe et importante de ta journée.
· Ensuite, définis tes objectifs secondaires : les tâches moins lourdes que tu réaliseras dans la journée. Attention à ne pas trop en prévoir pour ne pas te surcharger de travail, au risque de ne pas pouvoir tout faire.
Avec toutes ces petites astuces, te voici désormais un professionnel de la to-do list, et il ne te reste plus qu’à définir si tu préfères les garder sous la main en version papier ou les organiser avec un outil virtuel.
De nombreux outils en ligne et gratuits te permettront de hiérarchiser, classer et même de collaborer avec d’autres personnes sur tes to-do (Trello, Things, Wunderlist, Todoist, Notion etc.). Voilà qui devrait faciliter ton organisation quotidienne de freelance et t’aider à te concentrer sur les choses qui comptent.
