Si tu es freelance, tu sais sans doute déjà à quel point il est parfois difficile d’organiser toutes ses tâches au quotidien. Entre le suivi de tes clients et de tes missions pour eux, mais aussi la gestion de tes propres projets et de toutes les tâches annexes à ton activité, c’est un sacré programme.
Pour gérer tout ça, un bon outil est quasiment obligatoire pour t’assurer une organisation efficace et une vision d’ensemble de ton activité de freelance. Mettre à profit les outils de travail disponibles, c’est aussi pouvoir manager facilement ton emploi du temps et tes ressources pour être au top sur tous les fronts.
Aujourd’hui, on te présente trois outils très différents mais complets pour s’organiser en freelance. De la gestion de ton activité quotidienne, à la planification de projets en équipe, faisons un petit tour d’horizon de ces 3 outils pratiques quand on est auto-entrepreneur !
Sommaire :
1. Notion, l’outil sur-mesure et 100% personnalisable
a. À quoi sert Notion ?
b. Comment Notion peut t’aider en tant que freelance ?
2. ClickUp, l’outil spécialisé dans la gestion de projet
a. À quoi sert ClickUp ?
b. Pourquoi utiliser ClickUp en tant que freelance ?
3. Asana, l’outil de gestion tout-en-un et collaboratif
a. À quoi sert Asana ?
b. Comment utiliser Asana dans son quotidien de freelance ?
Notion est sans doute l’outil qui fait le plus parler de lui cette année tant il a la cote chez beaucoup d’indépendants. C’est un outil qui peut sembler déroutant à première vue puisque son interface est très épurée, et même complètement vide dans un premier temps ! Ici, c’est l’utilisateur qui construit lui-même son interface selon ses propres besoins, envies et objectifs, et c’est sans doute ce qui fait la plus grande force de Notion.
Avec Notion, tu vas donc pouvoir créer l’espace qui te convient le mieux et imaginer une organisation à ton image, tout en ayant la possibilité de la faire évoluer au fil du temps et de ton parcours de freelance. Eh oui, ton espace Notion n’est jamais figé, c’est bien lui qui s’adapte à toi, et non l’inverse.
La personnalisation de l’outil est donc poussée au maximum, ce qui peut rendre tes premiers pas un peu intimidants. C’est pourquoi Notion te propose de commencer avec des templates pour te guider et t’inspirer.
Même si les fonctionnalités de l’outil sont nombreuses, on pourra citer les principales. En gros, Notion va te permettre de :
· Créer et gérer toutes tes bases de données sous la forme que tu souhaites, avec la possibilité de les lier entre elles pour automatiser certaines actions.
· Centraliser et organiser à ton image toutes tes ressources (prises de notes, documents, liens, contacts, chiffres, etc.) et lier ton espace à d’autres applications de stockage et de gestion (Trello, Evernote...).
· Planifier tes projets et piloter l’ensemble de tes tâches quotidiennes au même endroit, qu’elles soient dédiées à tes clients ou à ton activité de freelance.
Plus globalement, Notion contient toutes les fonctionnalités pour modeler à 100% ton interface et présenter tes données comme tu le souhaites, tout en restant visuellement simplifié.
Tout commence par la création de ton espace Notion, dans lequel tu pourras ranger des pages, sous-pages, to do list, tableaux avec formules ou non, calendriers, médias, fichiers, wiki, etc. En bref, tout ce qui gravite autour de ton activité. Pour aller plus vite, tu pourras également créer des modèles de pages lorsque tu souhaites intégrer un nouveau projet, un nouveau client, une nouvelle tâche, etc.
Tu l’auras compris, Notion laisse la place à pas mal de liberté dans la manière de l’utiliser. Il est également disponible sur tous les écrans pour garder un accès à ton espace où que tu sois. Sa version gratuite t’offrira déjà de belles possibilités d’utilisation, et des abonnements évolutifs sont disponibles si tu souhaites plus de stockage ou inviter d’autres personnes à collaborer.
À l’origine, ClickUp se destinait principalement au travail en équipe et à distance. Mais il est tout autant pertinent si on souhaite l’utiliser seul en tant qu’auto-entrepreneur. Il s’agit d’une plateforme de gestion de productivité et de projets de tous types qui vient largement simplifier les outils classiques plus complexes qui sont souvent des usines à gaz.
Ici, tu as accès à toutes les fonctionnalités utiles d’une solution de gestion de projet en bonne et due forme, pour les manager seul ou collaborer avec d’autres personnes. L’outil te donne d’ailleurs une belle marge de possibilités pour intégrer tout ce que tu veux à ton espace de travail, en étant tout de même restreint à une structure prédéfinie. Et son design soigné le rend également très agréable.
Le point fort de cet outil : pouvoir intégrer de nombreuses dimensions et tâches pour structurer ton projet. En bref, ClickUp représente un peu le condensé de tout ce qu’il y a de meilleur en matière de gestion de projets.
Encore une fois, ClickUp dispose lui aussi de pas mal de fonctionnalités qu’il te faudra trier en fonction de tes besoins réels au quotidien. L’outil te permet de :
· Gérer des projets seul ou en équipe, en assignant des tâches et des objectifs à chacun, et en ayant la possibilité de suivre le travail réalisé par chacun des membres.
· Intégrer toutes sortes de données et de documents à ta gestion de projets : calendriers, timelines, diagrammes, documents, wiki, etc.
· Échanger directement sur la plateforme avec d’autres membres, et donc tout centraliser au même endroit.
La vraie force de ClickUp réside donc principalement dans la possibilité de gérer facilement des projets plutôt complexes. Et tu pourras d’ailleurs créer des relations et dépendances entre chaque tâche pour suivre le cheminement de ton projet.
Dans son fonctionnement, l’outil a une arborescence relativement simple. Tu commences par créer ton équipe ou ton espace, puis ton projet, puis les listes et tâches qui y sont liées. Et chaque tâche pourra contenir toutes les ressources que tu souhaites. Par ailleurs, il est possible de connecter ton espace ClickUp avec les principales applications de stockage, de travail, de collaboration ou de gestion du temps.
La version gratuite de cet outil te permet d’accéder à toutes ses fonctionnalités et d’inviter autant de collaborateurs que tu le souhaites, avec un certain niveau de stockage. Du côté des versions payantes, tu pourras accorder des accès différents à chaque personne que tu invites ou accéder à des fonctionnalités plus poussées.
Asana est un peu le vétéran de ce top 3 puisque ses fondateurs ont contribué à la création de Facebook et l’ont quitté pour imaginer cet outil d’organisation. Tout comme ClickUp, Asana est principalement utilisé pour travailler en équipe sur des projets. Mais comme tu l’auras compris, on te le présente aussi parce qu’il peut être utilisé dans le cadre du freelancing.
L’outil est surtout une plateforme assez puissante pour centraliser et organiser toutes tes tâches d’auto-entrepreneur selon une structure pratique et logique. C’est aussi le seul disponible en français si tu n’es pas à l’aise avec l’anglais. Asana est souvent comparé à Trello car il propose les mêmes fonctionnalités, mais il te permet d’afficher tes projets sous d’autres formes si tu en as besoin, et dispose notamment d’un affichage chronologique si plusieurs de tes tâches sont liées entre elles.
Asana contient des fonctionnalités similaires à ClickUp et Notion, en étant tout de même moins modulable que ce dernier. Avec cet outil, tu vas pouvoir :
· Créer et gérer facilement tes tâches et sous-tâches avec des filtres et champs personnalisés, et les afficher sous différentes formes en fonction de la nature de ton projet.
· Inviter d’autres personnes à collaborer avec toi sur ton projet, tout en centralisant les échanges et ressources au même endroit.
· Créer des liens entre tes projets et tes tâches pour avoir une vision d’ensemble de ton activité.
Asana est avant tout pensé pour te faire gagner du temps, et en tant que freelance, il y a de fortes chances pour que ce soit ce que tu vises le plus. Lorsque tu gères des projets parallèles, mais que tu as plusieurs tâches à réaliser au cours de la même journée, Asana va centraliser pour toi une to-do quotidienne dans un journal de bord. Et tu pourras mettre à jour chacune des tâches qu’elle contient en 2 clics.
Sa structure est similaire à celle de ClickUp et tu devras donc soit créer une équipe puis des projets, soit démarrer dès le début avec ton propre espace de travail si tu es seul à travailler dessus.
Nous voilà au bout de cette présentation des outils pour gérer son activité en tant que freelance. Si tu n’as pas encore trouvé la perle rare, n’hésite pas à tester chacun d’entre eux puisqu’ils ont tous une version gratuite relativement complète. Et il ne nous reste plus qu’à te souhaiter une bonne gestion de projets !
