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Publié le : 
March 18, 2022
Modifié le : 

7 exemples de process à créer pour ton activité de freelance

Les process sont des moyens très efficaces d’optimiser ton activité freelance. Ils te font gagner un temps fou sur certaines tâches, et t’aident à renforcer ta fiabilité ou ton professionnalisme. C’est simple : sans process définis ni aucune structure, c’est comme si tu gérais ton quotidien de freelance dans le flou total. Si ce n’est pas le plus confortable pour toi, ça peut l’être encore moins pour tes clients.

Aujourd’hui, on te propose 7 exemples de process que tu peux tout à fait mettre en place dans ta micro-entreprise. Objectif : plus de productivité et d’efficacité au quotidien, et forcément plus de satisfaction pour tes clients.

Sommaire :

1. Quels process créer pour ton activité freelance ?

a. Convertir un nouveau prospect

b. Accueillir un nouveau client

c. Optimiser la gestion de ta micro-entreprise

d. Batcher tes contenus sur le web

e. Créer des process spécifiques à tes missions freelance

f. Organiser ton planning en freelance

g. Créer des routines pour les petites tâches

Quels process créer pour ton activité freelance ?

Convertir un nouveau prospect

La manière dont tu traites et accompagnes tes prospects jusqu’à la vente est bien sûr une étape indispensable pour développer ta micro-entreprise. Un process bien structuré te permettra non seulement de maîtriser ta prospection ou tes rendez-vous clients, mais aussi de convertir tes prospects en toute sérénité.

Tu sais comment et par quelles étapes doit passer ton prospect pour qu’il ait envie de te faire confiance et de signer ton devis. Un process pour convertir un nouveau prospect en freelance peut passer par :

  • La structure de ton approche commerciale : est-il contacté par toi, ou est-ce lui qui te contacte ? Par quels canaux ? Quelle réponse dois-tu lui apporter selon son profil ?
  • La compréhension des besoins de ton prospect : lui proposes-tu un rendez-vous découverte pour échanger, ou établis-tu immédiatement un devis ? De quelles informations as-tu besoin de sa part pour fixer tes tarifs ? Comment lui fais-tu parvenir ton devis ?
  • Le suivi et la conclusion de la vente : quels arguments lui apportes-tu à propos de ton offre de freelance ? Au bout de combien de temps le relances-tu s’il n’a pas signé ton devis ? Que se passe-t-il après que ton prospect ait accepté ton offre ?

Accueillir un nouveau client

Naturellement, l’étape suivante après la signature de ton devis, c’est l’onboarding de ton client ! C’est tout simplement comment tu embarques ton client dans son parcours avec toi, du démarrage à la fin de ta mission.

Ici, tout dépend bien sûr de la nature de ton activité freelance ou de ton métier, mais on te conseille de bien soigner cette entrée en matière pour renforcer encore plus la confiance de ton client. Et c’est aussi ce qui pourra le fidéliser envers tes produits ou services !

Ça peut être :

  • Remercier ton client pour sa confiance, et pourquoi pas avec une offre ou un cadeau de bienvenue si c’est pertinent pour ton domaine d’expertise ;
  • Prévoir un rendez-vous ou transmettre un questionnaire pour démarrer officiellement ta mission client, notamment si tu travailles sur un gros projet qui nécessite un brief détaillé ;
  • Accompagner ton client dans la découverte de tes process, notamment si tu l’invites à collaborer sur un outil spécifique.

De ton côté, un nouveau client peut aussi déclencher un process spécifique pour en assurer le suivi. Par exemple : la création d’une nouvelle rubrique sur ton outil d’organisation, d’une fiche contact ou encore d’un tableau de bord pour gérer le projet de ton client.

Optimiser la gestion de ta micro-entreprise

Parlons maintenant de la gestion administrative de ta micro-entreprise. Celle-ci doit être particulièrement rigoureuse car, comme tu le sais, tu es soumis.e à des obligations légales et fiscales. Tu dois entre autres : éditer des factures et des devis conformes à la loi, déclarer ton chiffre d’affaires et/ou ta TVA, payer des cotisations en temps et en heure, etc.

Avec l’expérience et les bons outils, il est de plus en plus rapide et facile de gérer son administratif en micro-entreprise. Mais si tu débutes en la matière, n’hésite pas à te créer des process administratifs dès maintenant pour :

  • Savoir à quel moment tu dois réaliser tes démarches administratives auprès de l’URSSAF ou des impôts, selon le calendrier fiscal.
  • Réaliser une facturation conforme et sans aucune erreur de calcul, qu’elle soit HT ou TTC.
  • Savoir quand et comment relancer un retard de paiement.
  • Etc.

Pour te faciliter la vie, tu peux opter pour un outil de facturation comme Freebe. Il t’accompagnera dans toutes tes démarches administratives en micro-entreprise, et réduira largement ta charge mentale. Tes process admin’ seront très rapides et efficaces !

Batcher tes contenus sur le web

La production de contenus sur le web peut être l’un des plus gros gouffres de temps en micro-entreprise. Si tu as opté pour le marketing de contenus pour promouvoir tes services en freelance, tu sais de quoi on parle. Réseaux sociaux, newsletters, blog, vidéos... Bref, c’est un travail important en plus de tes missions clients.

On te conseille alors de bien structurer ta stratégie digitale, pour gagner en temps et en efficacité. Et ça passe notamment par un process bien défini te permettant de batcher tes tâches. Par exemple : créer et planifier plusieurs publications du mois sur un créneau dédié, ou rédiger tous tes emails marketing d’un coup.

Ton process peut comprendre un planning éditorial pour avoir une vision d’ensemble, ou encore un outil de programmation pour ne pas avoir à le faire à la main !

Créer des process spécifiques à tes missions freelance

Tes missions freelance elles-mêmes peuvent faire l’objet de process spécifiques. Et c’est même recommandé pour ne pas t’éparpiller entre plusieurs clients, ou rester rentable sur tes projets clients. Ce sont bien sûr des méthodes de travail propres à ton métier, tes habitudes ou ta vision des choses.

Si tu es community manager freelance, tu peux par exemple préparer tes gabarits de publications à l’avance sur ton outil de création, ou créer un planning éditorial vierge que tu pourras décliner pour chacun de tes clients.
Tu es graphiste freelance ? Tu peux sans doute créer un process spécifique pour gérer la création de l’identité visuelle d’un client de A à Z.

Pour ce type de process, on te conseille de considérer les besoins et attentes de tes clients en plus de tes habitudes de travail. Tu t’apercevras peut-être que tu as oublié une étape qui est pourtant primordiale pour la satisfaction de tes clients.

Organiser ton planning en freelance

Tu le sais sans doute déjà, l’organisation est un pilier de ta réussite en freelance. Elle te permet de travailler sur plusieurs fronts à la fois et d’honorer tous tes engagements. Eh bien là aussi, tu peux très bien te créer un process pour ne plus paniquer à la vue de ta to do list !

Ça commence par définir ton ou tes outils pour t’organiser. Un conseil : moins il y en a, mieux c’est ! Tu peux ensuite d’ores-et-déjà caler tes rendez-vous, tes tâches administratives (qui sont non négociables donc) ou encore les créneaux dédiés à ton activité. Viennent ensuite les sessions de travail pour tes clients ou tout autre activité en fonction de ton métier.

Bref, c’est une méthode comme une autre pour planifier ta charge de travail à l’avance. L’objectif : que la construction de ton planning ne soit pas une épreuve de Koh-Lanta !

Créer des routines pour les petites tâches

Au fil du temps, tu t’apercevras sans doute d’autres tâches récurrentes qui popent dans ton quotidien de freelance. En restant déstructurées et non planifiées, elles peuvent vite te détourner du droit chemin. On pense par exemple à la réponse à tes emails ou à tes notifications sur les réseaux sociaux. Ou encore le fait de prendre de bonnes habitudes de veille sur un créneau dédié, plutôt que de consulter des contenus par-ci par-là !

Et voilà pour ces 7 exemples de process à intégrer dans ta micro-entreprise. Tu penses que ton activité pourrait être encore mieux structurée ? Identifie les tâches qui nécessitent un process particulier : elles sont généralement très récurrentes dans ton quotidien. À toi ensuite d’en décortiquer toutes les étapes pour les optimiser, les automatiser ou même les déléguer !

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F.A.Q Freelance - Résumé de l'article

🤖 Qu’est-ce qu’un process dans une micro-entreprise ?

Un process est tout simplement une méthode spécifique et constante pour réaliser une tâche. Ce sont des bonnes habitudes bien structurées pour faire fonctionner ton activité freelance et surtout, gagner du temps et de l’efficacité au quotidien.

🤓 Quels process créer pour s’organiser en freelance ?

En tant que freelance, tu peux par exemple créer un process pour convertir ou accueillir un nouveau client, gérer ta micro-entreprise et ta facturation, créer tes contenus sur les réseaux sociaux, organiser ton planning ou encore gérer tes petites tâches rapides.

📍 Comment mettre en place des process efficaces en freelance ?

Pour créer des process efficaces qui optimisent ta micro-entreprise et tes services, identifie les tâches récurrentes dans ton quotidien de freelance. Tu dois ensuite décortiquer toutes les étapes qui doivent être faites et dans quel ordre, histoire de structurer le tout !

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