Les process sont des moyens très efficaces d’optimiser ton activité freelance. Ils te font gagner un temps fou sur certaines tâches, et t’aident à renforcer ta fiabilité ou ton professionnalisme. C’est simple : sans process définis ni aucune structure, c’est comme si tu gérais ton quotidien de freelance dans le flou total. Si ce n’est pas le plus confortable pour toi, ça peut l’être encore moins pour tes clients.
Aujourd’hui, on te propose 7 exemples de process que tu peux tout à fait mettre en place dans ta micro-entreprise. Objectif : plus de productivité et d’efficacité au quotidien, et forcément plus de satisfaction pour tes clients.
Sommaire :
1. Quels process créer pour ton activité freelance ?
a. Convertir un nouveau prospect
b. Accueillir un nouveau client
c. Optimiser la gestion de ta micro-entreprise
d. Batcher tes contenus sur le web
e. Créer des process spécifiques à tes missions freelance
f. Organiser ton planning en freelance
g. Créer des routines pour les petites tâches
La manière dont tu traites et accompagnes tes prospects jusqu’à la vente est bien sûr une étape indispensable pour développer ta micro-entreprise. Un process bien structuré te permettra non seulement de maîtriser ta prospection ou tes rendez-vous clients, mais aussi de convertir tes prospects en toute sérénité.
Tu sais comment et par quelles étapes doit passer ton prospect pour qu’il ait envie de te faire confiance et de signer ton devis. Un process pour convertir un nouveau prospect en freelance peut passer par :
Naturellement, l’étape suivante après la signature de ton devis, c’est l’onboarding de ton client ! C’est tout simplement comment tu embarques ton client dans son parcours avec toi, du démarrage à la fin de ta mission.
Ici, tout dépend bien sûr de la nature de ton activité freelance ou de ton métier, mais on te conseille de bien soigner cette entrée en matière pour renforcer encore plus la confiance de ton client. Et c’est aussi ce qui pourra le fidéliser envers tes produits ou services !
Ça peut être :
De ton côté, un nouveau client peut aussi déclencher un process spécifique pour en assurer le suivi. Par exemple : la création d’une nouvelle rubrique sur ton outil d’organisation, d’une fiche contact ou encore d’un tableau de bord pour gérer le projet de ton client.
Parlons maintenant de la gestion administrative de ta micro-entreprise. Celle-ci doit être particulièrement rigoureuse car, comme tu le sais, tu es soumis.e à des obligations légales et fiscales. Tu dois entre autres : éditer des factures et des devis conformes à la loi, déclarer ton chiffre d’affaires et/ou ta TVA, payer des cotisations en temps et en heure, etc.
Avec l’expérience et les bons outils, il est de plus en plus rapide et facile de gérer son administratif en micro-entreprise. Mais si tu débutes en la matière, n’hésite pas à te créer des process administratifs dès maintenant pour :
Pour te faciliter la vie, tu peux opter pour un outil de facturation comme Freebe. Il t’accompagnera dans toutes tes démarches administratives en micro-entreprise, et réduira largement ta charge mentale. Tes process admin’ seront très rapides et efficaces !
La production de contenus sur le web peut être l’un des plus gros gouffres de temps en micro-entreprise. Si tu as opté pour le marketing de contenus pour promouvoir tes services en freelance, tu sais de quoi on parle. Réseaux sociaux, newsletters, blog, vidéos... Bref, c’est un travail important en plus de tes missions clients.
On te conseille alors de bien structurer ta stratégie digitale, pour gagner en temps et en efficacité. Et ça passe notamment par un process bien défini te permettant de batcher tes tâches. Par exemple : créer et planifier plusieurs publications du mois sur un créneau dédié, ou rédiger tous tes emails marketing d’un coup.
Ton process peut comprendre un planning éditorial pour avoir une vision d’ensemble, ou encore un outil de programmation pour ne pas avoir à le faire à la main !
Tes missions freelance elles-mêmes peuvent faire l’objet de process spécifiques. Et c’est même recommandé pour ne pas t’éparpiller entre plusieurs clients, ou rester rentable sur tes projets clients. Ce sont bien sûr des méthodes de travail propres à ton métier, tes habitudes ou ta vision des choses.
Si tu es community manager freelance, tu peux par exemple préparer tes gabarits de publications à l’avance sur ton outil de création, ou créer un planning éditorial vierge que tu pourras décliner pour chacun de tes clients.
Tu es graphiste freelance ? Tu peux sans doute créer un process spécifique pour gérer la création de l’identité visuelle d’un client de A à Z.
Pour ce type de process, on te conseille de considérer les besoins et attentes de tes clients en plus de tes habitudes de travail. Tu t’apercevras peut-être que tu as oublié une étape qui est pourtant primordiale pour la satisfaction de tes clients.
Tu le sais sans doute déjà, l’organisation est un pilier de ta réussite en freelance. Elle te permet de travailler sur plusieurs fronts à la fois et d’honorer tous tes engagements. Eh bien là aussi, tu peux très bien te créer un process pour ne plus paniquer à la vue de ta to do list !
Ça commence par définir ton ou tes outils pour t’organiser. Un conseil : moins il y en a, mieux c’est ! Tu peux ensuite d’ores-et-déjà caler tes rendez-vous, tes tâches administratives (qui sont non négociables donc) ou encore les créneaux dédiés à ton activité. Viennent ensuite les sessions de travail pour tes clients ou tout autre activité en fonction de ton métier.
Bref, c’est une méthode comme une autre pour planifier ta charge de travail à l’avance. L’objectif : que la construction de ton planning ne soit pas une épreuve de Koh-Lanta !
Au fil du temps, tu t’apercevras sans doute d’autres tâches récurrentes qui popent dans ton quotidien de freelance. En restant déstructurées et non planifiées, elles peuvent vite te détourner du droit chemin. On pense par exemple à la réponse à tes emails ou à tes notifications sur les réseaux sociaux. Ou encore le fait de prendre de bonnes habitudes de veille sur un créneau dédié, plutôt que de consulter des contenus par-ci par-là !
Et voilà pour ces 7 exemples de process à intégrer dans ta micro-entreprise. Tu penses que ton activité pourrait être encore mieux structurée ? Identifie les tâches qui nécessitent un process particulier : elles sont généralement très récurrentes dans ton quotidien. À toi ensuite d’en décortiquer toutes les étapes pour les optimiser, les automatiser ou même les déléguer !
