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Éditer une facture ou un devis peut sembler être une simple étape de ta mission en freelance. Pourtant, ces documents engagent juridiquement ton entreprise et conditionnent ta relation avec tes clients.
Une mention manquante, une numérotation incorrecte ou une formulation floue peuvent créer des complications bien réelles : litiges avec tes clients, voire des sanctions administratives 😣
Heureusement, la plupart de ces erreurs sont faciles à éviter une fois qu'on les identifie. Pour t'aider à sécuriser ta facturation et gagner en sérénité, voici les 10 erreurs les plus fréquentes sur les devis et factures en freelance ⤵️
Sommaire :
C'est probablement l'erreur la plus fréquente, et pourtant l'une des plus risquées. Chaque facture doit comporter un ensemble de mentions obligatoires, dont la liste varie légèrement selon ton statut juridique (micro-entrepreneur, SASU, EURL, etc.).
Parmi les mentions incontournables, on retrouve : ton numéro SIRET, ta dénomination sociale ou ton nom, ton adresse, le numéro de facture, la date d'émission, la date de prestation, l'identité complète du client, le détail des prestations, les montants HT et TTC, et les conditions de paiement 👌🏻
Pour les micro-entrepreneurs exonérés de TVA, il faut impérativement ajouter la mention : "TVA non applicable, article 293 B du CGI". Pour les autres statuts assujettis à la TVA, le numéro de TVA intracommunautaire doit également figurer sur le document.
L'oubli d'une seule mention peut suffire à rendre ta facture non conforme. En cas de contrôle fiscal, cela peut entraîner une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Autant dire que ça peut vite chiffrer 👀
La numérotation des factures répond à des règles strictes et précises. Elle doit être chronologique, continue et sans rupture. Concrètement, cela signifie qu'une fois qu'une facture porte le numéro 025, la suivante doit obligatoirement être la 026, même si la facture 025 a été annulée ou corrigée.
Il est interdit de sauter un numéro, de revenir en arrière ou d'avoir deux factures avec le même numéro. De nombreux freelances pensent pouvoir recommencer à zéro chaque année (FAC-2026-001, FAC-2027-001…), ce qui est tout à fait possible à condition de ne jamais avoir deux factures portant exactement le même numéro.
Les formats couramment utilisés et conformes incluent :
En cas d'erreur sur une facture, il ne faut jamais la supprimer. Tu dois émettre un avoir ou une facture rectificative portant un nouveau numéro, tout en gardant une trace de la facture initiale erronée 😎
Le devis et la facture sont deux documents bien distincts, avec des fonctions juridiques différentes. Le devis est une proposition commerciale qui engage le freelance sur un prix et des conditions, mais qui ne peut être encaissé. La facture, elle, est un titre de créance qui justifie un paiement effectif.
Un devis devient contraignant dès lors qu'il est signé par le client. À partir de ce moment, tu ne peux plus modifier les tarifs ou les conditions sans l'accord du client. En revanche, un devis non accepté n'a aucune valeur juridique ☝🏻
Il arrive que certains freelances envoient directement une facture sans passer par un devis, notamment pour des petites missions récurrentes. C'est tout à fait possible, mais cela doit être clair pour les deux parties. Dans tous les cas, il ne faut jamais transformer un devis en facture en changeant simplement le titre : ce sont deux documents différents avec des numérotations séparées.
Les conditions de paiement doivent figurer sur chaque facture. Elles précisent le délai dont dispose ton client pour régler (par exemple : "Paiement à 30 jours fin de mois" ou "Paiement à réception"). Sans mention, la loi prévoit un délai de paiement de 30 jours maximum, mais il est préférable de l'indiquer explicitement.
Au-delà des délais, tu dois également mentionner les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Depuis 2013, ces mentions sont obligatoires sur toutes les factures entre professionnels 🤝🏻
Les pénalités de retard correspondent à un taux d'intérêt appliqué en cas de retard de paiement (minimum égal au taux BCE + 10 points). L'indemnité forfaitaire est fixée à 40 € par facture impayée. Même si tu n'as pas l'intention de les appliquer, ces mentions doivent figurer sur le document pour être conforme.
C'est une erreur courante chez les micro-entrepreneurs qui dépassent les seuils de franchise de TVA ou qui oublient leur statut. Si tu es en franchise en base de TVA, tu ne dois jamais facturer de TVA à tes clients, même s'ils te le demandent.
Dans ce cas, ta facture doit obligatoirement comporter la mention : "TVA non applicable, article 293 B du CGI". Cette mention n'est pas optionnelle, elle est obligatoire 👀
À l'inverse, si tu es assujetti à la TVA (parce que tu as dépassé les seuils de chiffre d'affaires ou que tu as opté volontairement pour ce régime), tu dois impérativement la facturer. Oublier de facturer la TVA alors que tu y es soumis peut créer des complications avec l'administration fiscale, car tu restes redevable de cette TVA même si tu ne l'as pas collectée.
La date d'émission de la facture est une mention légale obligatoire. Elle sert de point de départ au calcul des délais de paiement et détermine la période d'exercice comptable à laquelle rattacher la facture. Une facture sans date est considérée comme non conforme 😣
Attention également à ne pas antidater ou postdater tes factures pour des raisons comptables ou fiscales. Cela peut être considéré comme une fraude et expose à des sanctions. La date de la facture doit correspondre à la date effective d'émission du document.
Pour les devis, la date a également son importance puisqu'elle détermine la durée de validité de l'offre. Par défaut, un devis est valable 3 mois à compter de sa date d'émission, sauf mention contraire ☝🏻
"Prestations de conseil", "Mission de mars", "Développement" : ces descriptions vagues peuvent créer des incompréhensions avec le client et compliquer les recouvrements en cas de litige. Plus le libellé est précis, moins il y a de place pour l'ambiguïté 👌🏻
Une bonne description doit permettre à ton client (et à un tiers, comme un comptable ou un juge) de comprendre exactement ce qui a été facturé. Quelques exemples de libellés clairs :
Si tu factures au temps passé, précise le nombre d'heures et le taux horaire. Si tu factures au forfait, détaille les livrables inclus. Cette clarté protège à la fois toi et ton client 😎
La loi impose de conserver toutes ses factures pendant 10 ans, qu'elles soient émises ou reçues. Cette durée commence à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné. En cas de contrôle fiscal, l'absence de justificatifs peut entraîner des redressements importants.
Depuis quelques années, la conservation numérique est autorisée, à condition que les fichiers soient sécurisés, horodatés et non modifiables. Il est même recommandé de conserver une copie papier ET une copie numérique pour plus de sécurité 👀
Les outils de facturation comme Freebe permettent d'archiver automatiquement toutes tes factures de manière sécurisée et conforme, ce qui te fait gagner du temps et te protège en cas de contrôle.
Une facture avec des erreurs de calcul, des fautes de frappe dans le nom du client ou un montant incorrect peut créer des complications administratives, retarder le paiement et nuire à ton image professionnelle. Prendre 30 secondes pour relire avant d'envoyer peut t'éviter bien des ennuis 🤝🏻
Voici une checklist rapide à vérifier avant chaque envoi :
Si tu utilises un modèle de facture, assure-toi de bien personnaliser chaque élément. Les erreurs les plus fréquentes viennent souvent de l'oubli de modifier un champ pré-rempli 👀
Éditer une facture ne suffit pas. Il faut également suivre son règlement pour éviter les retards de paiement qui peuvent mettre en difficulté ta trésorerie. Beaucoup de freelances n'osent pas relancer leurs clients, par peur de paraître insistants ou de dégrader la relation commerciale.
Pourtant, relancer une facture impayée est un droit, et c'est même une nécessité pour assurer la santé financière de ton activité. La première relance doit être cordiale et peut simplement rappeler l'échéance. Si le retard persiste, tu peux adopter un ton plus ferme tout en restant professionnel ☝🏻
Certains outils comme Freebe automatisent les relances de paiement, ce qui te permet de rester serein sans avoir à gérer manuellement chaque échéance. Tu reçois des notifications quand une facture approche de sa date limite, et tu peux configurer des relances automatiques 😎
Les erreurs de facturation ne sont pas une fatalité. La plupart d'entre elles proviennent d'un manque d'information ou d'une organisation insuffisante, pas d'une négligence volontaire. En connaissant les règles et en adoptant de bonnes pratiques, tu sécurises ta facturation et évites des complications inutiles 👌🏻
L'utilisation d'un outil de gestion adapté comme Freebe peut grandement simplifier cette partie de ton activité. Freebe génère automatiquement des factures conformes, t'alerte sur les paiements en retard, et t'aide à respecter toutes les obligations légales, y compris la facturation électronique.
Profite de 30 jours d'essai offerts sans carte bancaire pour tester l'outil et te faire un avis ☝🏻
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