Bien qu’ayant une comptabilité simplifiée, les auto-entrepreneurs ne sont pas épargnés de certaines obligations légales. Conserver ses documents juridiques et comptables en fait partie. Factures, contrats, justificatifs d’achat, etc. Tous ces documents doivent être gardés longtemps après leur émission.
Aujourd’hui, on fait le point sur tes obligations concernant les délais de conservation des documents importants en micro-entreprise.
Sommaire :
1. Auto-entrepreneur : quels documents conserver et combien de temps ?
a. Les factures, devis et contrats
b. Le livre des recettes et des achats
c. Les justificatifs
d. Les autres documents importants
2. Où conserver ses documents importants en micro-entreprise ?
En micro-entreprise, les factures que tu émets pour tes clients ont une valeur juridique, commerciale et comptable. Elles servent à la fois à officialiser une prestation ou une vente, mais aussi à rassembler toutes les modalités entre toi et ton client. Tu t’en doutes, la facture est donc un document à conserver précieusement, même longtemps après la prestation réalisée.
La loi impose à toutes les formes d’entreprises, y compris les auto-entrepreneur.e.s, à conserver leurs factures pendant 10 ans. Même si tu peux archiver tes factures clients d’une année à l’autre, elles doivent être stockées et rester accessibles. Et attention, les factures manquantes en cas de contrôle par l’administration sont sanctionnées d’une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 €.
Quant aux devis et contrats de prestations établis en freelance, ceux-ci doivent être conservés pendant minimum 5 ans. S’il s’agit d’un contrat conclu par voie électronique et à partir de 120 €, ce délai passe à 10 ans.
En micro-entreprise, c’est le livre des recettes qui permet d’enregistrer chronologiquement chacun de tes encaissements et de justifier ton chiffre d’affaires. C’est un registre obligatoire qui doit être tenu constamment à jour. Si tu utilises Freebe pour gérer ton activité freelance, l’outil alimentera automatiquement ton livre des recettes.
Côté registre des achats, il n’est obligatoire en micro-entreprise que si tu exerces une activité de vente ou de revente. Ici, il s’agit d’enregistrer chaque achat effectué dans le cadre de ton activité d’auto-entrepreneur.e.
Ces deux documents constituent les principales obligations comptables en micro-entreprise. À ce titre, ils doivent être conservés pendant une durée minimum de 10 ans.
Dans le cadre de ton activité freelance, tu as sûrement d’autres justificatifs comptables à conserver. C’est par exemple le cas des factures fournisseurs et factures d’achat, des reçus de paiement ou encore des bons de commande et de livraison qui doivent tous être stockés pendant minimum 10 ans là aussi.
En règle générale, si tu as un doute sur un document concernant une transaction financière ou un justificatif, on te recommande de le conserver quoi qu’il arrive. Bien entendu, on parle ici des justificatifs obtenus dans le cadre d’achats professionnels, notamment si tu es assujetti.e à la TVA en micro-entreprise.
D’autres documents entrent en jeu dans la gestion d’une micro-entreprise, dont certains ayant une date de conservation définie par la loi. C’est par exemple le cas de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) payée chaque fin d’année en micro-entreprise et qui doit être conservée pendant 6 ans. Il en va de même pour les justificatifs relatifs aux déclarations de TVA.
Pour ce qui est du reste, on te recommande de conserver précieusement certains documents au moins pendant toute la durée de vie de ta micro-entreprise :
Faut-il conserver ses documents juridiques en version papier ou numérique ? Telle est la question !
Concernant tes factures clients en micro-entreprise, il y a de fortes chances qu’elles soient initialement éditées en version numérique. Si ce n’est pas encore le cas, sache que ce sera obligatoire à partir de 2026 pour tous les auto-entrepreneur.e.s.
Rien ne t’oblige à garder une version papier de tes factures pendant 10 ans si elles sont déjà numérisées, ceci ayant pour but de te simplifier la vie, mais aussi celle de l’administration. Si tu utilises Freebe pour éditer tes factures en freelance, elles resteront toujours accessibles depuis ton espace Documents. Tu n’as pas besoin de les imprimer pour les conserver.
Pour l’ensemble des autres documents relatifs à ta micro-entreprise, il en va de même : tu peux tout à fait stocker numériquement tout ce qui est édité au format électronique. Quant aux justificatifs d’achat obtenus sur papier, on te conseille de les scanner et de conserver l’original dans un dossier à part.
Et voilà, tu sais désormais tout sur la conservation de tes documents juridiques et comptables en micro-entreprise. En règle générale, on applique une durée minimale de 10 ans, même si tu décides de fermer ta micro-entreprise. En effet, l’administration peut toujours te demander de fournir des factures de vente ou d’achat, ou bien une attestation, même bien après l’exercice de ton activité freelance. On te recommande donc d’être toujours vigilant.e sur ce point !
