Tu le sais sans doute déjà : les obligations comptables de la micro-entreprise se comptent sur les doigts d'une main. Parmi elles se trouvent la conformité du livre des recettes et du registre des achats. En tant que freelance, tu dois donc t'assurer de remplir tes obligations sur ces deux documents légaux.
Aujourd'hui, on t'explique donc tout ce qu'il y a à savoir à propos du livre de recettes et des achats en auto-entreprise.
Sommaire :
1. Pourquoi et comment tenir son livre des recettes en micro-entreprise ?
a. Définition du livre des recettes
b. La tenue du livre des recettes en micro-entreprise
2. Pourquoi et comment tenir son registre des achats en micro-entreprise ?
a. Définition du registre des achats
b. La tenue du registre des achats en micro-entreprise
3. Combien de temps conserver son livre des recettes et des achats ?
Le livre des recettes est l'une de tes principales obligations comptables en micro-entreprise. Si tu débutes, sache que tu auras très souvent à faire à ce document puisqu'il sert tout simplement à lister la totalité de tes encaissements. C'est un peu le justificatif légal de ton chiffre d'affaires. À ce titre, il doit donc constamment être à jour, dès qu'un paiement est effectué.
Sache que ce livre des recettes a deux objectifs :
Chaque rentrée d'argent correspond donc à une recette accompagnée d'une facture conforme à la loi. Ça veut dire que ton livre des recettes ne doit contenir que les factures effectivement réglées et dont le montant est transféré sur ton compte bancaire. Une facture impayée n'y apparaît pas, puisque tu n'as techniquement pas encore reçu cet encaissement (on évite donc les cotisations inutiles !).
S'il doit constamment être à jour après chaque encaissement, il y a d'autres règles qui régissent la tenue de ton livre des recettes. Tu es libre d'utiliser l'outil de ton choix pour le réaliser. Excel si tu es adepte des tableaux fait maison, ou Freebe si tu souhaites automatiser ton livre des recettes et ne pas avoir à t'en préoccuper.
Peu importe la forme de ton registre, il devra forcément contenir pour chaque recette :
Toutes ces informations doivent être renseignées dans ton livre des recettes dès qu'une facture est réglée, et non pas lors de ton point mensuel ou trimestriel. On te conseille donc de l'automatiser pour gagner du temps et éviter toute erreur de frappe. D'ailleurs, sache aussi que toute information entrée dans ton livre des recettes ne doit pas être modifiée ultérieurement.
Le registre des achats est un peu l'opposé logique de ton livre des recettes. Exactement sur le même principe, il s'agit de lister tes dépenses professionnelles dans le cadre de ta micro-entreprise. Il n'est pas obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs mais uniquement pour celles et ceux qui exercent une activité de :
Si tu es prestataire de services, notamment sur le web, tu n'es pas donc pas tenu.e de remplir ce registre.
Pour les autres activités, le registre des achats doit donc récapituler en détail tous les achats réalisés. Tout comme le livre des recettes, c'est un document comptable qui justifie des mouvements financiers de ton auto-entreprise, et qui est donc consulté en cas de contrôle administratif.
Si ta micro-entreprise est concernée par l'obligation de tenir un registre des achats, sache que sa tenue reste très simple mais aussi un poil chronophage. Encore une fois, il peut être réalisé au format papier ou électronique, et c'est clairement la seconde option que l'on te conseille pour te faciliter la vie.
Dans tous les cas, ton registre des achats en micro-entreprise devra contenir pour chaque dépense :
Au-delà de ce registre, tu devras aussi soigneusement conserver toutes les factures d'achats de tes fournisseurs. Elles peuvent tout à fait être demandées en cas de contrôle de ton registre.
Que tu réalises uniquement un livre des recettes, ou ces deux documents comptables, leur conservation est très réglementée. La loi française est stricte là-dessus : tous tes documents comptables doivent être classés et conservés pendant une durée de 10 ans. En réalité, c'est 6 ans de conservation pour un livre comptable, mais un litige peut intervenir dans un délai de 10 ans.
Tu devras en outre conserver chacune des factures émises ou réglées avec ta micro-entreprise. Ce sont un peu les annexes de tes livres comptables et l'un ne va pas sans l'autre. Pour la conservation, tu peux totalement le faire en format papier, sur un cloud ou via un outil comme Freebe. L'avantage de ce dernier étant la sécurité et la confidentialité de toutes tes données financières.
Et voilà ! C'est à peu près tout ce que tu as à savoir sur le livre des recettes et le registre des achats en micro-entreprise. Ce sont deux obligations comptables très réglementées mais très utiles pour suivre ton chiffre d'affaires et faire les bonnes déclarations chaque mois ou trimestre pour ton activité de freelance. N'hésite pas à les automatiser pour garder l'esprit tranquille 🤓
