En fonction de la nature de ton activité en micro-entreprise, tu as sûrement besoin d’avancer des charges pour le compte de tes clients.
Le problème, et comme tu le sais sans doute déjà, on ne peut déduire ses dépenses professionnelles en micro-entreprise. Tes frais et achats dans le cadre de ton activité freelance sont bel et bien comptabilisés dans ton chiffre d’affaires et le calcul de tes cotisations sociales. Pas de panique, car l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels.
Mais, qu’en est-il des achats au nom de tes clients ? C’est exactement l’objectif des frais de débours en micro-entreprise : pouvoir être remboursé.e de certains achats réalisés pour ses clients.
On t’explique tout sur les frais de débours ! ⤵️
Sommaire :
1. Qu’est-ce que les frais de débours en micro-entreprise ?
2. Quelles dépenses peuvent être des frais de débours ?
3. Comment facturer des frais de débours en micro-entreprise ?
#1 Avoir un accord écrit du client
#2 Effectuer les dépenses au nom du client
#3 Conserver les justificatifs d’achat
#4 Reporter les frais de débours sur sa facture
4. Facturer des frais de débours avec Freebe
Les frais de débours désignent donc des achats réalisés pour le compte d’un client et en son nom. Lorsqu’une dépense est qualifiée de débours, elle devra donc être remboursée par le client au montant exact. Autrement dit, un débours est une somme avancée par le freelance à son client.
Pour un.e micro-entrepreneur.e, l’avantage est plutôt clair : les frais de débours évitent de devoir gonfler sa facture pour prendre en charge les dépenses concernées. Ce qui, tu t’en doutes, gonflera artificiellement son chiffre d’affaires. Comme il n’est pas possible de déduire ses charges professionnelles de son CA, les frais de débours constituent une alternative légale.
Mais attention, il ne faut pas confondre frais de débours et dépenses professionnelles. Si tu effectues des dépenses dans le cadre normal de ton activité freelance, comme des abonnements, des déplacements, du matériel ou des logiciels, ces sommes ne sont pas des débours. Ce sont des frais de fonctionnement, tout simplement.
Les frais de débours concernent donc exclusivement des dépenses effectuées pour le compte d’un client, et dans le cadre d’une mission ou d’une prestation.
Pour te donner un exemple concret, disons qu’un artisan auto-entrepreneur a besoin d’acheter du matériel à installer chez son client. Il va donc avancer la somme qu’il pourra se faire rembourser par son client au titre de frais de débours, une fois la prestation réalisée.
En résumé, peuvent être considérés comme débours :
La première chose à savoir, c’est que toute dépense engagée au nom du client doit faire l’objet d’un accord écrit de sa part. Tout comme les modalités de tes prestations ou de tes missions en freelance, seul un contrat ou un devis te protègent en cas de conflit. Cela évite aussi au client de devoir rembourser des sommes engagées par son prestataire sans autorisation.
Concernant des frais de débours, ton client doit donc explicitement donner son accord sur l’achat et le budget alloué. Cet accord l’engage alors à te rembourser la totalité des dépenses engagées pour lui. Avant le démarrage de ta mission ou de ta prestation freelance, tu peux donc transmettre à ton client un devis des sommes à engager pour son compte.
Des achats effectués dans le cadre de frais de débours devront obligatoirement être réalisés au nom de ton client. Tu ne pourras pas te faire rembourser si la facture d’achat est à ton nom. Il te faut donc bien faire attention, et notamment dans le cadre de certains achats nominatifs (comme des billets de train).
Assure-toi aussi que les coordonnées complètes de ton client (professionnel ou particulier) soient bien indiqués sur la facture d’achat, et que le montant correspondent bien à l’accord fixé avec ton client en amont.
Il est important de conserver tous les justificatifs d’achat (factures, ticket de caisse, récépissés de paiement, etc.) réalisés au titre de frais de débours. D’une part, tu devras les fournir à ton client pour justifier les dépenses engagées et pouvoir te faire rembourser.
D’autre part, on te recommande de les conserver même une fois ta prestation ou ta mission terminée. En effet, ces justificatifs peuvent t’être demandés en cas de contrôle fiscal par l’administration par exemple.
Une fois ta mission freelance ou ta prestation réalisée, il est donc temps de facturer ton client. Si tu as avancé des frais de débours, tu devras donc les indiquer clairement sur ta facture. Attention à bien détailler chaque achat, et à ce que les montants soient exacts aux justificatifs au centime près.
Tu devras également joindre à ta facture de vente tous les justificatifs obtenus. Veille à conserver une copie pour ta propre comptabilité et à donner l’original à ton client. En effet, ce dernier pourra accéder au SAV ou une garantie selon la nature de l’achat effectué.
Si tu gères ton administratif et ta facturation avec Freebe, tu devras donc inclure tes frais de débours en passant par l’éditeur de factures de l’outil. Pour ça, rien de plus simple !
N’oublie pas d’ajouter en annexe les justificatifs d’achat pour ton client. Et le tour est joué !
Et voilà, tu sais tout à propos de la gestion des frais de débours en micro-entreprise. Bien sûr, si tu gères ton activité avec Freebe, il t’indiquera automatiquement le bon montant de chiffre d’affaires à déclarer, n’incluant donc pas les débours. En revanche, si tu gères toi-même ton administratif, fais bien attention à ne pas inclure ces derniers dans ton chiffre d’affaires à déclarer. Pour le reste, tu sais désormais comment facturer les débours en toute légalité !
