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Publié le : 
1/19/2022
Modifié le : 

30 outils pour les assistants virtuels freelances

Tu es secrétaire digitale, bras droit en auto-entreprise ou assistant.e virtuel.le freelance ? Que tu sois au début de ton activité, ou déjà bien installé.e, tu seras amené.e à utiliser différents outils numériques, logiciels et sites internet pour pouvoir travailler efficacement.

On te propose aujourd’hui une liste de 30 logiciels et outils indispensables pour ta micro-entreprise d’assistant.e virtuel.le. On va parler gestion d’e-mails, stockage de documents, échanges avec tes clients ou encore facturation. C’est parti !

Sommaire :

1. Les outils de gestion de projet

2. Les outils pour communiquer ou collaborer

3. Les outils pour gérer tes e-mails

4. Les outils de stockage et de partage de documents

5. Les outils pratiques pour t’aider au quotidien

6. Les outils pour la gestion administrative

7. Les outils pour la production de contenu

a. Écrire mieux et sans fautes

b. Visuels, vidéos et podcasts

c. Publier sur les réseaux sociaux

Les outils de gestion de projet

·  Trello est un outil de gestion de projets en ligne. Cette plateforme fonctionne sous forme de cartes, selon la méthode Kanban. Cela te permet de voir facilement l’avancement d’une tâche. Tu peux ajouter des fichiers, des check-lists, assigner une fiche à quelqu’un, etc.

·  Notion : on ne présente plus cet outil de productivité totalement personnalisable. Tu y crées ton espace, en l’organisant exactement comme tu veux : to-do list, rédaction en ligne, stockage de documents, espaces de travail partagés, prise de notes… De nombreux utilisateurs le décrivent comme leur « second cerveau » !

·  Monday : en tant qu’assistant.e virtuel.le freelance, tu es amené.e à travailler pour des clients différents, sur des missions très diverses : Monday est idéal pour t’y retrouver ! Suivi de facturation, des clients, des échéances, to-do list, automatisations : c’est un outil d’organisation et de gestion d’équipe premium.

Les outils pour communiquer ou collaborer

·  Zoom : cet outil de visio et de réunions en ligne a-t-il vraiment besoin d’être présenté ? Avec Zoom, tu peux programmer des rendez-vous virtuels, les enregistrer, partager ton écran, etc.

·  Slack te permet de créer une messagerie instantanée professionnelle pour chacun de tes clients. Tu peux y partager les informations en lien avec ta mission, faire intervenir des personnes extérieures dans le cadre d’une collaboration par exemple, créer plusieurs canaux de discussions, etc.

·  WhatsApp a le grand avantage d’être une application mobile avant tout. Cette messagerie instantanée permet aussi les appels ou les visio. C’est parfait pour des échanges rapides. Si tu préfères une interface similaire qui fonctionne aussi bien sur téléphone que sur ordinateur, privilégie alors Discord.

·  Loom te permet d’enregistrer ton écran et ta webcam. Tu peux ainsi faire un tutoriel ou montrer l’avancée de ton travail facilement et envoyer l’enregistrement à ton client.

Les outils pour gérer tes e-mails

·  Spark est un outil de gestion d’e-mails qui regroupe toutes tes boîtes mails à un seul endroit. Il divise tes messages en trois catégories : e-mails qui te sont adressés, newsletters et notifications. Il permet aussi de collaborer à plusieurs sur un e-mail.

·  Sendinblue est idéal pour gérer ta newsletter, tes e-mails marketing ou ceux de tes clients. Il permet également de créer un chat, des SMS marketing, des landing pages et même des campagnes Facebook Ads.

·  Active Campaign est la Rolls-Royce des outils d’e-mailing et des campagnes marketing sous ce format : automatisation, CRM et gestion des e-mails marketing sont au programme !

Les outils de stockage et de partage de documents

·  La suite Google Workspace : tout est enregistré immédiatement et stocké dans Google Drive. Tu peux partager les documents avec tes clients pour qu’ils voient, commentent ou modifient au besoin.

·  iCloud est l’outil d’Apple pour enregistrer automatiquement tous tes textes, vidéos, photos, documents, etc. Les fichiers sont synchronisés sur tous les appareils de la marque que tu possèdes.

·  Dropbox est un outil de stockage en cloud, pratique si tu n’utilises pas Apple. Tu peux l’installer sur ton ordinateur et choisir la sauvegarde automatique de certains dossiers, ou bien rajouter manuellement des fichiers en particulier.

·  WeTransfer : en quelques clics, ce site internet te permet d’envoyer jusqu’à 2 Go de documents gratuitement. Sur smartphone, tu peux utiliser l’application Smash pour le même résultat.

Les outils pratiques pour t’aider au quotidien

·  DeepL est sûrement le meilleur outil de traduction au monde, tout en étant très simple d’utilisation.

·  oTranscribe est un logiciel de retranscription audio en ligne, gratuit et facile à manier.

·  SmallPDF : cette application en ligne est idéale pour modifier en quelques clics un PDF. Une fois tes changements faits, tu n’as plus qu’à télécharger le document.

·  La Poste : en tant qu’assistant.e virtuel.le freelance, tu devras certainement envoyer des courriers ou des recommandés. Le site de la Poste se charge d’imprimer, de mettre sous pli, d’affranchir et d’envoyer ta lettre. Tu peux même rédiger ton courrier en ligne, avoir accès à des modèles, et commander des timbres.

Les outils pour la gestion administrative

·  Freebe : pour gérer tes clients, ta facturation, ta trésorerie, ta déclaration URSSAF, etc. et en un coup d’œil ! Tu peux même mesurer le temps que tu passes sur une mission si tu factures à l’heure ou à la journée.

·  Toggl Track : si tu as besoin de savoir combien de temps tu travailles pour un client, il est aussi possible d’utiliser cet outil. La version gratuite est largement suffisante et très facile à prendre en main.

·  Calendly : pour te faire gagner du temps dans la gestion de ton agenda ou ceux de tes clients. Cet outil de prise de rendez-vous en ligne peut se synchroniser avec Gmail ou Outlook, et est complètement personnalisable.

·  Hellosign : que ce soit pour ta propre micro-entreprise ou pour tes clients, il est certain que tu devras faire signer des devis, des contrats, etc. Avec Hellosign, tu te facilites grandement la vie grâce aux paraphes et à la signature du document en ligne. C’est légal et juridiquement valable.

Les outils pour la production de contenu

Dans ton quotidien d’assistant. virtuel.le freelance, tu seras sans doute amené.e à produire du contenu, que ce soit pour ta propre activité ou celle de tes clients. Voici quelques outils pour te faciliter la vie dans la création et la publication de contenus.

Écrire mieux et sans fautes

·  CRISCO : c’est le dictionnaire en ligne de référence pour les synonymes. Fini les répétitions dans tes textes !

·  LanguageTool est un correcteur d’orthographe et de grammaire en ligne. La version gratuite est généralement suffisante pour ton activité d’assistant.e virtuel.le freelance. Il existe une extension très pratique pour Google Chrome.

Visuels, vidéo et podcast

·  Canva : c’est l’outil phare pour la création de visuels en toute simplicité. Que ce soit pour les réseaux sociaux, la mise en page de document ou la création d’infographie, Canva est un indispensable pour tous les freelances non graphistes !

·  Camtasia est un logiciel d’enregistrement d’écran et de montage vidéo facile à prendre en main, qui te permettra de faire un travail efficace et de qualité, même sans être expert.e !

·  Audacity : ce logiciel libre permet d’enregistrer, de monter du son, et de convertir d’un format à l’autre.

Publier sur les réseaux sociaux

·  Buffer est un outil complet pour publier sur les réseaux sociaux. Il te permet de programmer tes contenus en avance et de réunir toutes les messageries privées en un seul endroit. Il prend en charge Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn et Pinterest.

·  Tailwind : tu es en charge d’un blog ? Pour booster sa visibilité, il est important de partager les articles sur Pinterest. Grâce à Tailwind, tu peux gérer très facilement les comptes Pinterest de tes clients (et le tien, bien entendu !) : planification des épingles, mise en place de tableaux, etc.

Nous avons fait le tour de cette boîte à outils pour assistant.e virtuel.le freelance. Cette liste de logiciels et applications pourra sûrement t’aider à optimiser ton temps et à mieux t’organiser au quotidien entre les différents projets de ta micro-entreprise. Ton activité d’assistant.e digitale touche à de nombreux domaines.
Pour aller plus loin, tu peux aussi jeter un œil à ces listes d’outils destinés aux rédacteurs web ou aux community managers.

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F.A.Q Freelance - Résumé de l'article

📎 Quels outils pour partager un document ?

Tu peux utiliser des systèmes de stockage en ligne (Google Drive, Dropbox) et donner l’accès à un document en particulier, ou bien utiliser des outils de communication et de collaboration comme Slack et Discord. Pour les fichiers volumineux, opte pour WeTransfer.

📧 Quels outils pour gérer les e-mails ?

Un client e-mail comme Spark te permettra de gérer toutes tes boîtes e-mails. Pour l’envoi de newsletters, d’e-mails marketing ou la gestion de mailing list, privilégie plutôt des applications comme Sendinblue ou Active Campaign.

⏳ Quels outils pour compter le temps passer sur une mission en freelance ?

Si tu factures à l’heure, Toggl te donne la possibilité de « tracker » le temps que tu mets pour réaliser une mission. Freebe possède également cette fonctionnalité, ainsi que tous les outils pour optimiser ton administratif en micro-entreprise.

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