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Modifié le :
June 24, 2022
Publié le : 
March 16, 2022
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5 étapes pour organiser une réunion efficace avec son client

Que tu aies des clients réguliers ou ponctuels en freelance, tu as sans doute besoin de faire le point avec eux à un moment donné de ta prestation. Obtenir toutes les informations pour démarrer un projet, échanger à mi-chemin ou encore conclure une mission... La communication avec tes clients est un point essentiel de leur expérience avec toi, mais aussi pour la réussite de ta mission freelance.

Si tu as déjà une petite expérience des clients en micro-entreprise, tu sais peut-être que ça peut vite être une perte de temps pour tout le monde lorsque c’est mal mené. Un outil qui ne fonctionne pas à la dernière minute, un sujet mal préparé... Bref, un rendez-vous client se prépare à l’avance pour être plus serein.e le jour J et aller à l’essentiel.

Aujourd’hui, on te propose donc 5 étapes indispensables pour bien préparer tes réunions clients en freelance.

Sommaire :

1. Quelles étapes pour une réunion client efficace en freelance ?

a. Se mettre d’accord sur le bon créneau avec ton client

b. Anticiper la logistique de ta réunion client

c. Préparer l’ordre du jour à l’avance

d. Gérer ton temps efficacement

e. Et après ?

Quelles étapes pour une réunion client efficace en freelance ?

Se mettre d’accord sur le bon créneau avec ton client

A priori, il n’y a rien de difficile à se mettre d’accord sur une date et un lieu (lorsque c’est en physique) de rendez-vous avec un client. Mais peut-être t’es-tu déjà perdu.e dans un échange infini de mails pour tomber sur un créneau disponible et commun à tous.
Et c’est évidemment plus complexe si tu fixes une réunion avec plusieurs collaborateurs dans l’entreprise de ton client.

Heureusement, il existe des outils pour automatiser la prise de rendez-vous où ton client peut fixer librement le créneau qui l’arrange le mieux. C’est le cas de Calendly qui te permet de créer différents templates de créneaux horaires selon le besoin (appels de vente, coaching, bilan, etc). L’outil se chargera de récupérer les informations et de les intégrer à ton agenda. Plusieurs personnes sont concernées par cette réunion ? Propose un Doodle pour connaître les disponibilités de chacun !

Fais aussi particulièrement attention au décalage horaire si tu es digital nomade ou que ton client se situe à l’étranger.

Anticiper la logistique de ta réunion client

Ici, on parle de tous les outils qui seront nécessaires au bon déroulé de la réunion. Si c’est au téléphone, il n’y a rien de particulier à prévoir si ce n’est d’avoir suffisamment de batterie, ou de prévoir un kit mains libres pour prendre des notes. Pour un rendez-vous visio, l’affaire peut se compliquer selon ton client.

Tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils informatiques, même les plus simples comme Google Meet ou Zoom. Assure-toi que ton client sache utiliser ces outils si tu lui proposes un lien de connexion à une visio. C’est peut-être bête, mais une mauvaise adresse email ou une application pas téléchargée peut vous empêcher de mener à bien votre échange.

Si tu travailles avec des clients réguliers, tu peux envisager de mettre en place un Slack ou un Discord pour faciliter encore plus vos échanges. Plus besoin de liens de connexion ou d’appels, tout se fait en ligne et de manière ultra facile (à partir du moment où ton client sait les utiliser).

Préparer l’ordre du jour à l’avance

Entrons dans le vif du sujet ! Que tu sois à l’initiative de la réunion avec ton client ou non, il est indispensable de te préparer, et notamment si tu n’es pas très à l’aise à l’oral. Dans un premier temps, sois certain.e d’avoir toutes les informations nécessaires à ta disposition. Ou, au contraire, note toutes les questions à poser à ton client pendant votre rendez-vous. Ensuite, tu n’as plus qu’à plancher sur l’ordre du jour :

  • Si ton client doit faire une action avant d’échanger avec toi (valider un livrable, consulter des données, etc.), assure-toi qu’il a bien reçu l’information et qu’il a eu le temps d’y jeter un œil.
  • Note le déroulé de votre réunion : les thématiques à aborder et leurs détails, les éventuels médias ou ressources que tu devras présenter, etc.
  • N’oublie pas de penser aux objectifs de ton rendez-vous avec ton client : faudra-t-il prendre des décisions sur un sujet donné ? Attends-tu la validation de ton client pour démarrer une mission ? Quelle sera la prochaine étape dans le parcours client ?

Gérer ton temps efficacement

Tout est prêt pour le jour J et tu es paré.e pour ta réunion avec ton client ? Parfait !
Veille surtout à respecter le temps imparti pour aborder tous les sujets du jour. Certains clients peuvent profiter de t’avoir en ligne pour discuter de tout et de rien, ou bien enchaîner sur des sujets qui n’étaient pas forcément prévus. Si tu dois évidemment veiller à la satisfaction de tes clients, tu ne peux pas non plus résoudre tous ses maux en une réunion, ou te convertir en coach business si tu es graphiste freelance par exemple.

N’hésite pas à rappeler l’ordre du jour à ton client dès le début de votre rendez-vous pour cadrer vos échanges et rester efficaces. En soi, c’est un peu la même chose qu’entre collaborateurs d’une même entreprise en réunion : on a envie de se dire plein de choses, mais il faut respecter le timing et la charge de travail de chacun.

Et après ?

Tu viens de raccrocher avec ton client et tout s’est bien déroulé ? Au top, mais ce n’est pas fini !
En fonction des sujets abordés, n’hésite pas à envoyer à ton client un résumé de vos échanges, surtout si des décisions ont été prises à l’oral. Rien ne vaut des engagements écrits noir sur blanc pour sécuriser ton travail de freelance ou t’assurer que vous vous êtes bien compris. D’ailleurs, c’est une attention qui démontre clairement ton sérieux en tant que professionnel.le, et qui ne peut qu’être bien perçue par ton client.

N’oublie pas non plus de mettre à jour ta to do list si ton client t’a délégué de nouvelles tâches au cours de votre réunion. Et vous pourrez faire le point sur ton avancée lors d’un prochain rendez-vous.

Et voilà, tu devrais n’avoir que des réunions productives et efficaces dans ton agenda de freelance ! Si tu constates que certains échanges ne nécessitent pas de te libérer une heure dans ta journée ou plus, n’hésite pas à mettre en place une méthode de communication plus brève et instantanée avec ton client (par exemple : un espace Notion, un salon Discord ou Slack, un groupe WhatsApp, etc.).


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F.A.Q Freelance - Résumé de l'article

💬 Comment bien organiser un rendez-vous client en freelance ?

Au moment d’organiser ta réunion avec ton client en freelance, tu peux lui proposer de fixer lui-même son créneau idéal avec Calendly et t’assurer que l’outil utilisé pour vous réunir fonctionne pour tout le monde. Pense aussi au décalage horaire avec ton client !

📝 Que prévoir pour une réunion avec un client en freelance ?

Pour bien préparer une réunion avec un de tes clients en freelance, penche-toi à l’avance sur l’ordre du jour : quelles thématiques et détails devez-vous aborder ? Qu’attends-tu de ton client à l’issue du rendez-vous ? A-t-il besoin de faire une action avant la réunion ?

⚡️ Comment faire des réunions efficaces avec ses clients en freelance ?

Pour qu’une réunion client ne soit jamais une perte de temps pour personne en freelance, assure-toi d’avoir listé tous les points à aborder et n’hésite pas à recadrer la conversation pour que le timing soit respecté.

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