Quand on a pour projet de se lancer en freelance, ou que l’on débute dans l’entrepreneuriat, une ombre apparaît souvent au tableau. On parle bien ici de l’administratif et de la gestion d’une activité en micro-entreprise. On le sait, l’admin’ et les papiers font souvent froid dans le dos aux indépendants. Et pour cause, personne ne nous apprend comment faire (sauf Freebe 😉), et un retard de déclaration peut coûter cher.
Heureusement, si être auto-entrepreneur signifie gérer son entreprise en solo, il existe de nombreux outils et ressources pour se faciliter la tâche. Aujourd’hui, on te propose donc nos meilleures astuces pour diminuer ta charge mentale liée à l’administratif. Promis, ça ira mieux après !
Sommaire :
1. Charge mentale administrative en freelance : de quoi parle-t-on ?
2. Comment diminuer sa charge mentale administrative en freelance ?
a. Anticiper un maximum de tâches administratives
b. Se créer des routines administratives
c. Centraliser les informations administratives de sa micro-entreprise
d. Se munir d’un outil administratif pour les auto-entrepreneurs
Disons les termes : il y a peu de tâches administratives à gérer en micro-entreprise. Mais si tu fais partie des phobiques de l’administratif comme beaucoup d’autres freelances, tu as sans doute l’impression d’avoir une montagne de papiers en face de toi.
Faire des devis et des factures conformes, se faire payer, déclarer son chiffre d’affaires à temps et sans se tromper d’un euro, régler ses cotisations, passer à la TVA en micro-entreprise… Bref, toutes ces choses sont peut-être nouvelles pour toi, ou pas vraiment maîtrisées de ton côté. On te rassure, tous les indépendants sont passés par là un jour. Le plus important est de ne pas répondre aux sirènes de la procrastination administrative.
Quelques notions administratives et une bonne organisation t’aideront à diminuer cette charge mentale qui pèse sur ton activité freelance. Objectif : pouvoir te concentrer pleinement sur ton métier et tes missions, plutôt que sur la gestion de ton activité freelance. Car on le sait, cette dernière peut prendre un peu trop de place à ton goût dans ton quotidien d’auto-entrepreneur !
Connaître toutes les bases de l’administratif en micro-entreprise et faire face à la charge mentale qu’elles soulèvent sont deux choses bien différentes. Focus sur les meilleures façons d’organiser cette dernière dans ton quotidien de freelance !
C’est vrai dans beaucoup de domaines : l’anticipation est la clé de la sérénité. C’est d’autant plus vrai en matière d’administratif et de gestion d’entreprise, y compris dans le cas d’une auto-entreprise. Anticiper t’évitera bien des déconvenues, notamment dans tes déclarations de chiffre d’affaires et de TVA, ou encore dans le paiement de certaines charges (coucou la CFE !).
Et ça tombe bien ! Car tu peux anticiper de nombreuses choses dans la gestion de ton activité freelance. Alors munis-toi de ton outil de planification ou de ton agenda, et inscris-y dès maintenant toutes les échéances liées à l’Urssaf et aux Impôts, tes principaux interlocuteurs administratifs. Tu pourras trouver toutes les dates te concernant dans ton espace autoentrepreneur.urssaf.fr (selon la fréquence de déclarations choisie lors de la création de ton statut) ou encore dans ton espace professionnel sur le site des impôts (en ce qui concerne ta CFE par exemple). Il en va de même pour ton passage à la TVA, qui pourra potentiellement arriver plus vite que prévu avec le développement de ta micro-entreprise.
Devoir faire face à des retards de déclarations ou de paiement te sera bien plus pénible que de planifier ces tâches administratives à l’avance. Tu sais donc ce qu’il te reste à faire !
Les démarches administratives peuvent prendre un certain temps. Le problème, c’est qu’en tant que freelance, ton temps est limité et on parie que tu préfères le consacrer à tes clients. C’est ici qu’interviennent les routines ou les process : des tâches systématiques et organisées. Ils te permettent de ne pas te disperser au moment de passer à l’action, puisque tout est encadré par un ensemble d’étapes logiques et prédéfinies.
En micro-entreprise, un process administratif peut consister à réaliser un maximum de tâches sur un même créneau. Par exemple : faire toutes tes factures du mois si tu travailles avec des clients réguliers, faire ta déclaration de chiffre d’affaires tous les mois à la même date et en profiter pour faire le bilan, etc. Tu auras bien plus de facilité à batcher toutes ces tâches plutôt qu’à les réaliser de manière décousue.
Notre conseil pour toi : demande-toi quel est le meilleur moment pour réaliser tes tâches administratives de freelance. Ça peut être le premier ou le dernier jour ouvré du mois, ou bien une heure par semaine par exemple. Bloque également ces créneaux dans ton planning pour ne pas être tenté.e de les remplacer par autre chose dans le feu de l’action.
Multiplier les outils de gestion et d’organisation complique forcément ton environnement de travail. Si c’est vrai pour tes missions et projets clients, ça l’est aussi pour tout ce qui concerne l’administratif de ta micro-entreprise.
Chiffre d’affaires et encaissements sur un Excel, informations légales dans un Google Word, CGV en PDF au fin fond de ton disque dur, justificatifs éparpillés dans ton dossier téléchargement… Tu as compris le principe : tout ça t’empêche d’être vraiment efficace dans tes démarches administratives.
La meilleure solution consiste à centraliser un maximum d’informations et de documents à un seul et même endroit. Tu peux par exemple te munir d’un outil global et flexible comme Notion. Il te permettra d’organiser toutes les données administratives de ta micro-entreprise. Plus besoin de chercher ton SIRET ou ton dernier montant de chiffre d’affaires déclaré en cas de besoin.
Si tu cherches à diminuer ta charge mentale face à l’administratif, la solution ultime est bien sûr d’opter pour un outil de gestion dédié aux auto-entrepreneurs. Et ça tombe bien, parce que c’est notre raison d’exister : faciliter la vie des freelances et leur faire gagner du temps au quotidien.
Freebe te permettra d’optimiser ta charge administrative selon tous les principes listés précédemment. Son tableau de bord te permettra de suivre ton chiffre d’affaires en temps réel et ta prochaine période de déclaration (en plus de te le rappeler en temps voulu). Tu anticipes toutes tes démarches auprès de l’Urssaf et des impôts (pour la TVA) en plus d’éviter retards et oublis.
Tu y trouveras également un éditeur de devis et de factures intelligent. Plus besoin de t’embêter à reporter toutes les informations légales de ton activité et de celle de ton client, il le fait pour toi. Ton créneau facturation du mois en micro-entreprise ne prendra pas plus de quelques minutes.
Enfin, tu centralises toutes les données de ta micro-entreprise sur ton espace Freebe : devis, factures, informations légales, livre des recettes, encaissements, clients, etc. En bref, tu n’auras pas besoin d’autre outil pour gérer l’administratif de ta micro-entreprise.
Pour résumer, sache que tu peux tout à fait haïr l’administratif et t’en sortir comme un.e chef.fe en micro-entreprise. Fais confiance aux outils pour t’aider à optimiser toutes tes tâches et anticipe-les un maximum. Et n’hésite pas non plus à te faire aider par un assistant comme Freebe pour gagner un maximum de temps !
