Les démarches administratives et fiscales en micro-entreprise sont relativement légères. En revanche, s’il y en a bien une qui fait frissonner les indépendants qui l’entreprennent pour la toute première fois, c’est le passage à la TVA en freelance.
Si tu es freelance depuis peu, ou que tu n’as encore jamais été assujetti au paiement de la TVA auprès des impôts, cette démarche te paraît peut-être un peu obscure et complexe. En vérité, il s’agit surtout de bien surveiller l’évolution de ton chiffre d’affaires et de t’y prendre suffisamment à l’avance pour anticiper cette étape importante.
Pour te faciliter la tâche, Freebe.me décrypte pour toi toutes les étapes pour bien préparer un passage à la TVA en freelance, et surtout sans prise de tête. Pas d’inquiétude, ça va bien se passer !
Sommaire :
1. Comment fonctionne le régime de TVA en freelance ?
2. Comment passer à la TVA en micro-entreprise ?
a. Ouvrir un compte professionnel sur le site des impôts
b. Obtenir ton numéro de TVA intracommunautaire
c. Choisir ton régime de TVA
d. Transmettre un mandat de prélèvement à ta banque
e. Faire des factures en TTC
f. Déclarer et payer la TVA en freelance
Comme tu le sais sans doute déjà, tu n’es pas assujetti à la TVA en tant qu’auto-entrepreneur en dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires. En 2023, ce plafond est de 36 800€ pour les prestations de services, et de 91 900€ en activité commerciale. En fonction de ton chiffre d’affaires de l’année précédente, ces seuils peuvent être respectivement majorés à 39 100€ et 101 000€.
Cette exonération de TVA, que l’on appelle le régime de franchise en base de TVA, te permet de facturer tes clients en HT, donc de facturer moins cher que les prix du marché, ou au contraire de réaliser plus de marge. En contrepartie, tu ne peux pas déduire la TVA de tes éventuels frais professionnels tant que tu n’as pas dépassé le seuil de chiffre d’affaires en question.
Dès lors que tu dépasses le plafond de TVA en micro-entreprise, tu y deviens donc automatiquement assujetti et dois désormais la collecter auprès de tes clients par le biais de tes factures. Et attention : tu seras redevable de la TVA dès le premier jour du mois de dépassement du seuil de chiffre d’affaires.
Concrètement, cela veut dire que si tu dépasses le seuil de TVA en cours de mois, il te faudra rééditer toutes les factures depuis le 1er jour du mois pour y inclure la TVA, et la transmettre à tes clients. Si tu utilises Freebe.me pour gérer la facturation de ton activité, tu recevras une notification pour rééditer les factures concernées par le passage à la TVA.
Pour commencer, il est très important de suivre l’augmentation de ton chiffre d’affaires de freelance tout au long de l’année pour pouvoir anticiper le passage à la TVA. Avec Freebe.me, tu gardes la visibilité sur tes seuils de CA en permanence, tu peux donc anticiper tes démarches quelques semaines avant le fameux passage.
La première étape consiste ensuite à créer un compte professionnel sur le site des impôts. Une fois ta demande effectuée en ligne, tu reçois un courrier de la part des impôts pour te connecter à ton espace professionnel. Ce courrier peut mettre une quinzaine de jours à arriver chez toi, d’où l’importance de bien anticiper ton besoin.
Ton compte professionnel te servira à déclarer et payer ta TVA par la suite, mais aussi à consulter toutes les démarches fiscales liées à ta micro-entreprise, comme le paiement de la CFE.
Le numéro de TVA intracommunautaire sert à identifier ta micro-entreprise dans tous les échanges commerciaux au sein de l’Union Européenne. C’est donc via ce numéro que tu peux collecter et reverser la TVA à l’État. Par ailleurs, si tu n’es pas encore assujetti à la TVA mais que tu factures des clients à l’étranger en freelance, ta facture sera à établir en HT mais devra tout de même faire mention de ton numéro intracommunautaire.
Pour l’obtenir, tu dois le demander en ligne sur le site des impôts, ou auprès du Service des impôts des entreprises (SIE) de ton lieu d’activité. L’administration t’attribuera ton numéro de TVA dans les 48 heures suivant ta demande, et son obtention est totalement gratuite.
Lorsque tu deviens assujetti à la TVA en freelance, tu as le choix entre deux régimes différents : le régime réel simplifié ou le régime réel normal.
· Le régime réel simplifié : c’est le système de base qui s’applique automatiquement aux auto-entrepreneurs. Dans ce cas de figure, tu déclares une fois par an la TVA collectée auprès de tes clients, et le montant de la TVA à déduire de tes achats (uniquement à partir de la date de dépassement du seuil).
Tu paies ensuite la différence en deux fois sauf si le montant total de la TVA à régler se situe en-dessous de 1000€.
· Le régime réel normal : pour bénéficier de ce système, tu dois en faire la demande auprès de ton SIE avant de passer le cap de la TVA. Tu déclares ensuite tous les mois ou tous les trimestres la TVA collectée et la TVA à déduire sur ton espace professionnel. Ce régime te permet de récupérer rapidement la taxe sur tes achats professionnels et t’évite de régler un trop gros montant d’un coup.
Avant de faire ta toute première déclaration de TVA auprès des impôts, il te faut t’assurer que les prélèvements se feront sur le bon compte. Pour cela, n’oublie pas de renseigner les coordonnées bancaires de ton compte professionnel sur le site des impôts, puis de transmettre le mandat de prélèvement correspondant à ta banque.
Cette petite démarche t’évitera de faire face à des retards de paiements de la TVA en cas de problème avec la banque. Eh oui, si tu ne restitues pas la TVA à temps, les impôts appliqueront une pénalité de retard sous la forme d’une majoration de 5% du montant à payer, ça peut faire mal.
Entrons dans le vif du sujet ! Après avoir tout préparé, tu devras donc facturer la TVA en freelance dès le mois de dépassement du seuil. Sur toutes tes nouvelles factures, tu devras désormais indiquer :
· Ton n° de TVA intracommunautaire ;
· Le taux de TVA appliqué (20%) ;
· Le montant de tes prestations en HT et en TTC, ainsi que le montant correspondant à la TVA.
· Retirer la mention « TVA non applicable – art. 293B du CGI ».
Si tu utilises déjà Freebe, l’éditeur de factures intégrera automatiquement toutes ces infos, tu n’auras rien à faire mis à part prévenir tes clients de ce nouveau montant.
En fonction du régime de TVA que tu auras préalablement choisi, tu devras effectuer chacune de tes déclarations en ligne sur ton espace professionnel du site des impôts. À chaque échéance, tu devras donc additionner toute la TVA collectée auprès de tes clients ainsi que les montants que tu as déjà payés via tes achats professionnels. Le montant de TVA que tu reverseras à l’État correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA payée.
Si tu déclares en mensuel, tu devras effectuer cette démarche auprès de l’administration avant le 15 mois du mois. Nous te conseillons donc de programmer ta déclaration de TVA dans ton planning pour être certain de ne jamais l’oublier, sauf si tu as déjà les notifications de Freebe.me.
Comme tu peux le voir, si le passage à la TVA en freelance paraît compliqué à première vue, ce n’est en fait qu’une question d’organisation et de quelques démarches administratives plutôt simples. En cas de doute sur tes démarches, tu pourras toujours demander conseil auprès de ton SIE ou directement auprès de la team Freebe.me ! 😉
