La gestion de projets fait sans aucun doute partie de ton quotidien d’auto-entrepreneur. Que ce soit pour tes missions clients ou tes projets personnels, il te faut alors de bons outils et logiciels pour gérer tout ça. Et ce, que tu aies l’habitude d’avancer sur des projets en solo en tant que freelance, ou à plusieurs avec d’autres indépendants par exemple.
Et des outils de gestion de projets, il en existe des dizaines sur le web. Difficile d’en trouver un qui corresponde à 100% à tes besoins ou à ceux de ton équipe. On a donc débroussaillé le terrain pour toi.
Aujourd’hui, on te propose 10 outils incontournables en gestion de projets. De l’organisation globale à la planification de tâches, en passant par la communication entre membres d’une équipe ou des fonctionnalités visuelles… Let’s go pour ce tour d’horizon qui va te rendre service en freelance !
Sommaire :
1. Quels sont les meilleurs outils de gestion de projets ?
a. Notion, l’outil ultra personnalisable pour gérer ses projets
b. ClickUp, la meilleure alternative à Notion
c. Monday, la plateforme tout-en-un
d. Trello, la gestion de projet en mode Kanban
e. Jira Software, la gestion de projets en développement web
f. Airtable, l’Excel puissance 1000
g. MindMeister, pour créer des cartes mentales visuelles
h. Dropbox, l’outil de stockage en ligne
i. Miro, le tableau blanc en ligne et collaboratif
j. Slack et Discord, pour communiquer avec ton équipe
On commence par un outil en ligne incontournable depuis quelques années chez les auto-entrepreneurs : le fameux Notion. Si tu ne le connais pas encore, il s’agit d’un outil de productivité globale qui te permettra de stocker, organiser et gérer des données de nature très variées. Notion est sans doute l’outil le plus personnalisable du marché, et c’est ce qui le rend très appréciable aux yeux des freelances.
Ici, aucune structure imposée. Tu pourras donc gérer tes projets comme bon te semble, à partir des fonctionnalités proposées par Notion : bases de données, éditeur de texte, tableaux, calendrier, rétroplanning, etc. À vrai dire, il serait difficile de lister toutes les possibilités de cet outil, le mieux est encore de l’essayer !
Ses points positifs : l’ultra personnalisation de l’espace de travail qui s’adapte à tout type de projets, son design minimaliste et le grand nombre de ressources gratuites proposées par la communauté d’users.
Ses points négatifs : une prise en main qui peut être compliquée à première vue et des formules complexes pour gérer des chiffres.
Son prix : une version individuelle gratuite et un abonnement pro à partir de 4$ par mois.
En règle générale, un freelance qui ne travaille pas sur Notion se trouve alors sur ClickUp. On peut donc dire qu’il s’agit d’une très bonne alternative qui séduit elle aussi les auto-entrepreneurs qui gèrent de nombreux projets.
ClickUp propose plus ou moins les mêmes fonctionnalités que Notion, à une différence majeure près : il propose une structure très stricte pour organiser ses données. Pour certains utilisateurs, c’est un cadre rassurant qui ne nécessite pas de réfléchir 10 ans au meilleur espace de travail possible. ClickUp propose une solution de gestion de projets prête à l’emploi, avec tout ce qu’il faut à l’intérieur : gestion de tâches, tableau de bord, calendrier, kanban, etc.
Ses points positifs : une structure pré-conçue pour ceux qui n’ont pas le temps, la messagerie intégrée pour collaborer et la possibilité de créer des dashboards.
Ses points négatifs : une interface très chargée, une prise en main parfois complexe et un outil qui ne s’adapte pas réellement à l’utilisateur et ses projets.
Son prix : une version gratuite avec un espace de stockage limité et un abonnement à partir de 5$ par mois.
Nous voici à nouveau sur un outil de gestion de projets global. Eh oui, quand on parle de Notion ou ClickUp, Monday.com n’est jamais bien loin. Cet outil se destine principalement au travail en équipe, mais il peut tout à fait t’être utile pour gérer tes projets seul.e en freelance.
Toutes les fonctionnalités habituelles sont présentes : tableaux de bord, gestion de tâches, intégrations, stockage de documents, échange entre membres, reporting, etc. D’ailleurs, tu pourras sélectionner le type de projets que tu souhaites gérer via Monday, et l’outil te proposera des structures pré-conçues pour te faciliter la vie. Par exemple : gestion de projets classique, marketing, CRM, développement web, etc.
Ses points positifs : la diversité des tableaux de bord, les automatisations faciles et variées et la gestion de tâches en équipe.
Ses points négatifs : une interface complexe et chargée, une version gratuite très limitée pour utiliser efficacement l’outil et un prix moins accessible.
Son prix : une version individuelle gratuite et limitée et un abonnement pro à partir de 8€ par mois.
Revenons sur un classique de la gestion de projets en ligne ! Tu connais peut-être déjà Trello, outil qui fut très populaire sur le web et qui l’est encore dans le cœur des auto-entrepreneurs. Ici, la gestion d’un projet se fait en tableau Kanban. Une méthode de travail qui consiste à visualiser chaque tâche dans des colonnes distinctes selon leur statut ou des tags personnalisés.
Son interface est minimaliste et se limite donc à des tableaux composés de colonnes et de cartes à déplacer. Trello a clairement des limites en matière d’organisation, mais il reste un très bon outil simple d’utilisation et fiable pour se débrouiller en solo.
Ses points positifs : de nombreuses fonctionnalités (deadlines, checklist, commentaires, pièces jointes, etc.), une interface simple et facile à comprendre et le système Kanban toujours aussi efficace.
Ses points négatifs : un outil très simpliste, peu adapté à des projets complexes et à la gestion entière d’une activité freelance.
Son prix : une version individuelle gratuite et illimitée, et un abonnement pro à partir de 5$ par mois.
Jira est un outil majoritairement utilisé pour des projets techniques : projets, création de tickets, gestion de tâches, déploiement de fonctionnalités, etc. Cela dit, il ne se limite pas au développement web et peut être utilisé par tous les entrepreneur.e.s et freelances qui souhaitent travailler à plusieurs.
L’une des fonctionnalités phares de Jira reste tout de même la création et la gestion de tickets et de workflows. Des flux de travail permettant de passer d’une étape à l’autre sans s’éparpiller. Il propose aussi la mise en place de tableaux de bord pour visualiser un projet, ou encore un système de roadmap très visuel.
Ses points positifs : beaucoup de fonctionnalités personnalisables et adaptées aux projets techniques, un outil de gestion de projets adapté aux normes de confidentialité et une grande communauté d’utilisateurs.
Ses points négatifs : un outil relativement complexe pour les débutants, peu flexible et qui fonctionne uniquement en mode agile.
Son prix : une version gratuite avec des fonctionnalités limitées pour une petite équipe et un abonnement pro à partir de 7,75$ par mois.
Passons à un tout autre type d’outil en ligne avec Airtable, un logiciel très souvent comparé à Excel mais bien plus puissant. Il permet de stocker et organiser ses données pour gérer son auto-entreprise ou des projets plus ponctuels.
Ainsi, Airtable est loin d’être “juste” un tableur en ligne, c’est aussi un gestionnaire de projets solo ou collaboratif, un éditeur de formulaires ou encore un calendrier. Selon tes besoins, l’outil peut donc t’accompagner dans de nombreuses tâches, de la gestion d’un projet plus ou moins complexe à la création d’un CRM.
Ses points positifs : une grande flexibilité, un outil très visuel et une interface simple.
Ses points négatifs : une prise en main qui peut paraître complexe tant les possibilités de l’outil sont étendues (un peu comme Notion !), et un tableur pas aussi flexible qu’Excel.
Son prix : une version gratuite individuelle ou pour les petites équipes et un abonnement pro à partir de 10$ par mois.
On change une nouvelle fois de catégorie pour aller vers MindMeister, un outil de mindmapping en ligne. Si ça ne te dit rien, le mindmapping (ou cartographie mentale) permet de visualiser simplement un ensemble d’idées organisées selon une hiérarchie. Ici, on est donc sur un outil très visuel qui peut servir lors d’un brainstorming, de la conception d’une stratégie ou de la genèse d’un projet.
MindMeister est très pratique si tu as besoin de vider ton cerveau puis de connecter tes idées de façon logique, en solo ou en équipe. Il permet aussi la planification de tâches ou encore la gestion de réunions.
Ses points positifs : la simplicité d’utilisation de l’outil, la rapidité en utilisant uniquement son clavier ou encore son design personnalisable.
Ses points négatifs : une version gratuite très limitée et un affichage manquant pour présenter ses cartes mentales à d’autres personnes.
Son prix : une version gratuite jusqu’à 3 cartes mentales et un abonnement personnel à partir de 4,99€ par mois.
Tout comme le précédent outil, Miro est un logiciel SaaS pour travailler de manière très visuelle. Ici, on se situe sur un tableau blanc collaboratif, permettant de brainstormer en ligne en solo ou à plusieurs. En tant que freelance, tu peux l’utiliser pour créer des cartes mentales, imaginer des flux de travail, etc. Et l’outil inclut de nombreuses fonctionnalités : stylo, post-it, formes et flèches, commentaires, intégration de fichiers, etc.
Bonus : Miro est l’un de nos partenaires officiels ! Ça veut dire qu’en tant qu’utilisateur de Freebe, tu bénéficies d’un accès prioritaire au programme Miro Professionnel Network, réservé aux freelances et entrepreneurs. L’offre se trouve dans l’onglet Partenaires de ton espace Freebe.
Ses points positifs : un canva infini pour brainstormer sans aucune contrainte d’espace, beaucoup d’outils pour laisser libre cours à ses idées.
Ses points négatifs : l’outil est en anglais mais reste très facile d’utilisation, etc… c’est à peu près tout !
Son prix : une version gratuite limitée à 3 tableaux et un abonnement à partir de 8$ par mois.
Que tu travailles seul.e ou avec d’autres freelances et partenaires, tu as forcément besoin d’une solution de stockage de documents. Tous les outils cités plus hauts, bien que très complets, ne sont pas toujours pertinents pour créer une bibliothèque organisée de fichiers. Mais c’est bien le cas de Dropbox, qui fonctionne sur le même principe que Google Drive.
Rien de bien sorcier dans cet outil, il te sert simplement à stocker des documents, à les partager, les commenter et même les signer. Le tout, de manière sécurisée !
Ses points positifs : un outil simple qui fait bien son travail, une interface minimaliste et le partage facile de documents.
Ses points négatifs : la version payante est quasiment obligatoire pour une utilisation quotidienne de l’outil
Son prix : une version gratuite avec un stockage limité, et un premier abonnement à 11,99€ par mois pour 2Go (réduit en facturation annuelle à 9,99€).
On finit ce top d’outils de gestion de projets en ligne pour les freelances avec Slack et Discord, deux applications de messagerie instantanée. La plupart des outils d’organisation disposent de fonctionnalités pour échanger entre membres d’une équipe, mais cela reste très limité comparé à ces deux applications bien connues.
Côté Slack : un outil de collaboration à distance qui permet de créer des canaux de communication, des flux de travail ou encore du partage de fichiers volumineux. Il est plus orienté gestion de projets.
Côté Discord : un outil d’échanges bien connu des communautés gaming, tout autant pratique pour les entrepreneurs et les freelances. Discord permet de créer plusieurs channels de conversation dans un serveur global. Il est donc plus orienté sur la communication instantanée.
Leurs points positifs : des serveurs et canaux entièrement personnalisables, la possibilité d’échanger à l’écrit ou à l’oral, en groupe ou par message privé. Pour Slack : la présence de fonctionnalités propres à la gestion de projets.
Leurs points négatifs : il n’y en a pas vraiment, tout dépend de tes besoins et de ceux de ton équipe si tu bosses avec d’autres freelances.
Leur prix : une version gratuite sur les deux outils (limitée sur Slack) et un abonnement à partir de 6,75€ pour Slack et 2,99€ pour Discord.
Et voilà pour cette sélection d’outils indispensables pour gérer des projets seul ou à plusieurs en freelance. On espère que tu y trouveras ton bonheur pour brainstormer, planifier ou encore échanger avec les autres !
