En freelance, il arrive malheureusement d’avoir des factures payées en retard (voire pas du tout) par des clients. Si le non-paiement des prestations est problématique pour toutes les entreprises, ça l’est d’autant plus pour un auto-entrepreneur. Eh oui, la rémunération en freelance est directement liée aux règlements des clients.
Marre des batailles infinies de relances et de factures impayées avec certains clients ? Aujourd’hui, on te donne tous nos conseils pour t’assurer d’être payé dans les temps en tant que freelance.
Sommaire :
1. Comment encourager ses clients à payer dans les délais en freelance ?
a. Entretenir une bonne relation avec tes clients
b. Parler d’argent dès le début de la collaboration
c. Éditer tes factures à temps
2. Quels documents pour sécuriser ses paiements en freelance ?
a. Préparer un contrat pour encadrer ta mission freelance
b. Faire un devis avec toutes les mentions légales
c. Demander un acompte avant de travailler
3. Quels arrangements pour s’assurer d’être payé en freelance ?
a. Prévoir un échéancier de paiement
b. Encourager des modes de paiement faciles et rapides
c. Faire des relances automatiques
d. Appliquer des pénalités en cas de retard de paiement
Ça peut paraître un peu élémentaire, mais un client qui t’apprécie humainement sera plus enclin à te payer rapidement. Bien sûr, on t’encourage à être sympa et cordial dans tous les cas, pas uniquement pour t’assurer d’être payé. Mais en entretenant de bonnes relations avec ton client, la notion de respect de ton travail et de ton activité devient plus évidente pour lui.
N’hésite pas à te montrer bienveillant dans toutes tes prises de contact et à rester présent régulièrement. En freelance, tu peux aussi adresser de petites attentions à tes clients, comme un cadeau personnalisé ou une petite carte de fin d’année par exemple.
Même s’il arrive que certains clients soient tout simplement insolvables ou de mauvaise foi, il peut aussi s’agir d’un problème de communication. Quand on débute en freelance, ou que l’on a peu de clients, parler d’argent peut faire peur. Cela dit, c’est un peu de la survie de ta micro-entreprise dont il est question.
Ne laisse donc aucune zone d’ombre lorsque tu débutes une prestation pour un client : évoquez les termes du contrat, les deadlines, les étapes, ainsi que le budget de ton client et tes tarifs de freelance. Si tu travailles avec une grande entreprise, assure-toi aussi d’avoir le bon contact à qui transmettre ta facture. Plus c’est clair pour tout le monde, plus ce sera efficace au moment de la facturation !
Eh oui, pour être réglé dans les délais, il faut aussi penser à produire tes factures à temps. Il est possible que tu prévoies des délais de paiement à +30 ou +60 jours (comme c’est le cas pour les grandes entreprises). Dans ce cas, il te faut prendre en compte ce délai pour anticiper ta trésorerie, et éditer ta facture dès que la mission se termine.
S’il s’agit d’une prestation récurrente, munis-toi d’un outil pour éditer des factures freelance rapidement et planifie un point factures dans ton planning mensuel. En étant plus organisé, tu ne risques plus d’oublier d’envoyer ta facture ou de laisser les choses traîner.
Si tu souhaites sécuriser davantage tes missions, et notamment lorsqu’elles sont récurrentes (comme du social media par exemple), tu peux très bien prévoir un contrat de prestations freelance.
C’est un document juridique qui encadre tes obligations en tant que prestataire, mais aussi celles de ton client. Il lui permet de savoir sous quelles conditions il est engagé. Dans ton contrat, tu peux aussi préciser les pénalités auxquelles ton client s’expose s’il ne te règle pas à temps ou pas du tout.
Si le devis n’est pas obligatoire pour les prestations en dessous de 1 500€, il sert tout de même de document juridique valable en cas de conflit. Après l’avoir signé, le client ne peut plus revenir sur les modalités de la mission, les tarifs, les conditions de règlement, etc. Le devis en freelance doit également mentionner les pénalités en cas de retard de paiement (surtout si tu ne fais pas de contrat).
Besoin d’aide pour éditer un devis conforme ? Freebe.me t’a préparé des modèles de devis et de factures freelance conformes !
Une manière efficace d’éviter les retards de paiement (ou le silence une fois la prestation terminée) est de demander un acompte avant de commencer à travailler.
Si le montant de ta facture est élevé ou que tu as un doute sur le client, l’acompte devrait te permettre de sécuriser ta collaboration. D’autant plus qu’un client qui a déjà réglé un acompte sera beaucoup plus enclin à aller au bout de la prestation pour ne pas perdre son investissement.
Lorsque ton travail pour un client se présente sous forme de pack mensuel ou d’abonnement, ou bien représente un gros montant facturé, tu peux tout à fait proposer un échéancier de paiements. Indique clairement les manières de régler tes factures et leur date d’échéance mensuelle. Ça te permettra aussi d’habituer ton client à te régler et d’éviter les mauvaises surprises ou problèmes de compréhension futurs.
Proposer des modes de paiement facilement accessibles et rapides est évidemment un pilier pour être payé à temps en freelance. Tu peux donc privilégier les virements plutôt que les chèques. Indique clairement ces modalités sur tous tes documents (devis, factures, etc.) pour faciliter la tâche à tes clients.
Avec Freebe.me, tu peux également inclure un lien de paiement sur ta facture pour que ton client te paie en ligne par carte bancaire. Encore plus simple et rapide !
Parfois, l’email qui contient ta facture est simplement perdu dans les méandres de la boîte mail de ton client. Et lorsqu’il s’agit d’un oubli de paiement, une simple petite relance cordiale peut très vite régler la situation. Pour cela, suis ta facturation de près, ainsi que les dates d’échéance de tes factures, pour envoyer une relance automatique s’il le faut.
Si tu as besoin d’un outil pratique, sache que Freebe.me te permet de rédiger un modèle de relance à envoyer en un clic lorsque ta facture n’est pas encore payée.
Enfin, dans le cas où ton client n’aurait toujours pas régularisé son paiement, tu peux bien évidemment avoir recours aux pénalités de retard. Elles se matérialisent sous la forme d’une indemnité forfaitaire et d’un pourcentage du montant total. Parfois, il suffit de prévenir ton client que tu vas devoir appliquer ces pénalités pour qu’il règle ta facture de suite. À toi de voir si tu souhaites continuer ta collaboration avec lui par la suite !
Tu as désormais toutes les cartes en main pour encourager un maximum tes clients à régler tes factures de freelance (et dans les délais !). N’oublie pas que le risque zéro n’existe pas et qu’il vaut mieux bien sécuriser tes prestations dès le départ pour que tes collaborations se passent bien. Et lorsqu’un client règle immédiatement ta facture, pense à le remercier de faire partie des clients pépites ! 😄
