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April 3, 2023
Publié le : 
April 3, 2023
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3 étapes pour un onboarding client réussi en freelance

Lorsqu’on est freelance, l’onboarding est une étape clé pour collaborer dans les meilleures conditions avec ses clients. C’est le tout premier processus d’une relation professionnelle réussie, et l’un des plus importants pour fidéliser ses clients au fil du temps.

En bref, il s’agit de la façon dont tu accueilles chaque nouveau client au sein de ton entreprise. Tu t’en doutes, plus cette étape est réussie, plus ta mission freelance sera agréable et plus ton client sera rassuré d’avoir investi en toi.

Alors, comment onboarder efficacement un client en tant que freelance ? C’est ce que l’on te propose de voir en 5 étapes !

Sommaire :

1. Qu’est-ce que l’onboarding client ?

2. Comment construire son processus d’onboarding client ?

3. Quelles étapes pour accueillir un nouveau client en freelance ?

  1. Étape 1 : la proposition commerciale et l’explication du déroulé
  2. Étape 2 : la collecte d’informations pour commencer à travailler
  3. Étape 3 : la communication fluide et transparente tout au long de la mission

Qu’est-ce que l’onboarding client ?

Revenons plus en détail sur la notion d’onboarding client. Eh non, il ne suffit pas de faire signer un devis à ton client. Ce dernier est en réalité l’une des étapes du processus d’accueil d’un nouveau client, qui a pour but d’assurer une expérience client efficace.

Ce processus est donc très différent d’une entreprise à l’autre, et d’un produit ou service à l’autre. On peut parler d’onboarding dans diverses situations, dont :

  • Lorsqu’un utilisateur télécharge ou paie un logiciel et qu’il est guidé dans ses premiers pas sur l’outil ;
  • Lorsqu’un salarié arrive dans une nouvelle entreprise et qu’il est familiarisé avec son nouvel environnement de travail ;
  • Lorsque tu délègues des tâches en tant que freelance et que tu intègres une nouvelle personne dans tes méthodes de travail.

Toutes ces situations ont un élément commun : la nécessité de faire une bonne première impression pour fidéliser. Cette étape est donc cruciale, car elle instaure (ou non) une relation de confiance.

En tant que freelance, un onboarding client réussi donne une image professionnelle et fiable de toi. Mais, elle instaure aussi les bases de la collaboration avec ton client, et ne s’arrête pas à un simple email de bienvenue. Pour aller plus loin, plus ton onboarding est de qualité, plus ton client aura tendance à rester fidèle à tes produits et services. C’est donc aussi une manière d’assurer la pérennité de ton activité freelance !

Comment construire son processus d’onboarding client ?

À chaque freelance son process d’onboarding client. Chaque métier, expertise, expérience ou encore profil à sa propre manière de fonctionner. C’est pourquoi tu peux prendre exemple sur de bonnes pratiques en matière d’onboarding client, mais tu devras avant tout formaliser ton propre process pour qu’il colle aux attentes de tes clients.

  • Assure-toi de connaître le profil de ton client idéal : ses besoins, ses attentes, ses critères de qualité, ses craintes, etc. Ton process d’onboarding dépend de ce que tu vends, mais aussi et surtout des interlocuteurs en face. Si tu es graphiste freelance par exemple, tu ne vas peut-être pas fonctionner de la même manière avec un nouveau client particulier et un professionnel.
  • Pense à la meilleure manière de débuter une collaboration avec un client. Quelle impression souhaites-tu donner ? Quelles informations sont indispensables pour débuter ta mission ? Et pour répondre à des exigences de qualité de tes clients ?
  • Détaille chaque étape de ton onboarding dans un document de référence. Par exemple : l’envoi d’un devis, l’acompte, l’invitation sur un outil de travail, l’email de relance, la demande de brief, etc. À chaque nouveau prospect, ce process te fera gagner du temps et te guidera tout au long du démarrage d’une mission.

Quelles étapes pour accueillir un nouveau client en freelance ?

Si tous les processus d’onboarding client sont différents d’un freelance à l’autre, voici certaines étapes que l’on retrouve dans la majorité des collaborations.

Étape 1 : la proposition commerciale et l’explication du déroulé

Les premiers échanges avec ton prospect se sont bien déroulés et ce dernier souhaite solliciter tes services de freelance ? C’est le début de ton onboarding, puisque tu es à deux doigts de transformer ce prospect en client de ton entreprise.

La plupart du temps, il s’agit de régler quelques détails d’ordre contractuels et administratifs avant de démarrer officiellement la collaboration. Si tu n’es pas commercial dans l’âme, tu redoutes peut-être cet aspect de ton quotidien en freelance. Pourtant, il va bien falloir t’y mettre pour cadrer efficacement la mission.

Commence par transmettre un devis et des CGV clairs à ton client. N’hésite pas à communiquer clairement autour de ton processus administratif pour lui faciliter la tâche : signature de ton devis et d’un contrat, transmission d’un acompte ou non, modalités de facturation, etc. Ton client sait ainsi qu’il a affaire à un.e professionnel.le organisé.e.

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Étape 2 : la collecte d’informations pour commencer à travailler

Tous les documents sont signés et il n’y a plus qu’à lancer la mission ? Avant de pouvoir travailler dans de bonnes conditions, tu as sans doute besoin de te familiariser davantage avec ton client et ses besoins ou son contexte.

À toi de voir la meilleure manière de collecter des informations sur ton client : réunion de lancement, document ou formulaire à remplir, etc. Un graphiste freelance pourrait par exemple transmettre un brief à remplir à son client. Un photographe freelance pourrait envoyer un PDF explicatif sur le déroulé d’une séance photo et recueillir les envies de son client pour préparer son shooting. Un rédacteur pourrait demander des accès au CMS de son client et des explications sur son fonctionnement, etc.

Tu l’auras compris : ici, il s’agit principalement de donner des devoirs à tes clients, et de les intégrer dans ton processus de travail. Quels que soient tes besoins en tant que freelance, n’hésite pas à formaliser cette étape de ton onboarding en préparant des templates d’emails ou de documents.

Étape 3 : la communication fluide et transparente tout au long de la mission

Il n’y sans doute rien de pire pour un client que de n’avoir aucune visibilité sur l’avancement de son projet ou sa livraison. C’est pourquoi assurer une communication fluide tout au long de tes collaborations est primordial.

Pour renforcer ton onboarding client, tu peux tout à fait mettre en place dès le démarrage de ta mission un fonctionnement compris par tous. Cela peut passer par la création d’un espace de travail commun avec ton client pour suivre le projet, la création d’un dossier partagé ou encore le fait de fixer des rendez-vous intermédiaires.

S’il ne faut pas laisser cette étape de côté, c’est parce que tu ne souhaites sans doute pas que ton client se trouve dans le désarroi ou l’incompréhension vis-à-vis de ton travail. En bref, ton client doit savoir dès le début comment il peut te contacter, par quel biais il peut savoir où tu en es, ou encore ce qu’il peut attendre de toi tout au long de ta mission.

Te voilà paré à proposer un onboarding client complet et de qualité ! N’oublie pas que la démonstration de ton professionnalisme ne s’arrête pas au démarrage de ta mission freelance. Tu devras aussi soigner l’après, soit par exemple tes livrables, tes retours clients, ou encore les ultimes étapes de facturation.

Article rédigé par l'auteur :
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F.A.Q Freelance - Résumé de l'article

☀️ Qu’est-ce qu’un onboarding client en freelance ?

L’onboarding client correspond à la phase d’accueil d’un nouveau client qui souhaite acheter tes produits ou service de freelance. C’est la première étape pour donner une bonne image de ton entreprise et engager ton client dans ton processus de travail.

🤝 Comment construire un process d’onboarding client efficace ?

Chaque entreprise et freelance a son propre process d’onboarding. Pour construire le tien, tu dois avant tout te baser sur le profil de ton client idéal et ses besoins/attentes. Tu peux aussi réfléchir à la meilleure manière d’embarquer ton client.

💻 Quelles étapes pour un onboarding client réussi en freelance ?

On retrouve certaines étapes indispensables dans tout bon onboarding client de freelance : la première étape pour contractualiser la mission, la collecte des informations pour travailler dans de bonnes conditions et la communication tout au long du projet client.

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