En micro-entreprise, l’administratif et la comptabilité sont relativement allégés. À l’inverse d’une société, un freelance a peu d’obligations comptables à respecter. Pour résumer très rapidement, l’auto-entrepreneur doit : faire une facture pour chaque encaissement et déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF.
Cela dit, il existe quand même certains documents moins courants à connaître et à maîtriser en micro-entreprise. Aujourd’hui, on t’explique donc tout ce que tu as à savoir sur la facture d’avoir en tant que freelance, dans quels cas l’éditer et comment le faire.
Sommaire :
1. À quoi sert une facture d’avoir en micro-entreprise ?
2. Pourquoi la facture d’avoir est-elle obligatoire en freelance ?
3. Comment éditer une facture d’avoir en freelance ?
4. Comment éditer une facture d’avoir avec Freebe ?
a. Étape 1 : retrouver la facture initiale
b. Étape 2 : modifier ta facture d’avoir
c. Étape 3 : créer ta facture d’avoir
C’est un document comptable que l’on appelle aussi note de crédit, et qui peut être édité en micro-entreprise ou par toutes les formes de sociétés. En comptabilité, une facture d’avoir vient tout simplement annuler ou rectifier une facture existante. La facture d’avoir permet donc au client d’être remboursé en totalité ou partiellement du montant qu’il a réglé via la facture initiale.
On pourrait donc dire que la facture d’avoir est une facture négative.
Pour te donner un exemple concret : tu factures 500 euros à un client et tu te trompes de 50 euros par rapport au montant du devis (ça arrive !). Tu devras donc éditer une facture d’avoir de 50 euros à l’attention de ton client afin de rectifier le total à régler, et lui rembourser le montant en question s’il a déjà payé.
La facture d’avoir te permet donc de rectifier une erreur de facturation, mais aussi d’annuler une facture complète ou d’accorder une remise à ton client, s’il n’est pas satisfait par exemple.
Que tu sois en micro-entreprise ou en société, éditer une facture d’avoir pour rectifier une erreur de facturation est obligatoire. La raison est toute simple : la loi française interdit formellement de supprimer une facture déjà éditée. En cas d’erreur ou d’annulation, tu ne peux donc pas effacer la facture en question. Tu t’exposerais à des petits soucis avec l’administration fiscale en cas de contrôle.
En effet, comme tu le sais sans doute déjà, tes factures doivent avoir une numérotation sans discontinuité. Et si tu supprimes une facture, il y aura naturellement un trou dans ta numérotation. La facture d’avoir est donc là pour éviter ce type de conflit et t’assurer d’être en conformité avec la loi.
La facture d’avoir doit être rédigée de la même manière qu’une facture classique à peu de choses près. Elle doit contenir :
· La mention « Avoir » en intitulé, ainsi que sa numérotation. Pour cela, tu peux très bien conserver l’ordre de numérotation normal de toutes tes factures, ou créer une nouvelle numérotation parallèle dédiée aux factures d’avoir.
· Le numéro de la facture initiale, sur laquelle s’applique ton avoir.
· Le montant de la facture initiale, qui peut être inscrit en négatif ou non. (sur Freebe ça sera en positif) L’important est de bien indiquer qu’il s’agit d’un avoir, généralement dans le titre. Si tu as facturé de la TVA sur ta facture initiale, tu devras indiquer le montant de l’avoir en HT et TTC.
· Le montant de la TVA si jamais ta facture initiale en contenait. C’est normalement le cas si tu as dépassé le seuil de TVA de la micro-entreprise et que tu y es donc asujetti.e. Ensuite, il te faudra bien prendre en compte ce montant remboursé sur ton avoir pour faire ta déclaration de TVA.
· Tu peux aussi indiquer les modalités du remboursement de ton avoir. Par exemple : remboursement par virement ou chèque, avoir à déduire sur la facture n°X ou encore à valoir sur une prochaine facture. Sans oublier que l'avoir peut arriver avant le remboursement, auquel cas, l'avoir annule la facture et le remboursement n'existe pas.
Si tu utilises Freebe pour gérer ta facturation en freelance, sache que comme pour tous tes documents administratifs, l’édition d’une facture d’avoir est quasiment un jeu d’enfant. L’éditeur intelligent te permet d’établir ta facture d’avoir de manière très simple et on t’explique de suite la marche à suivre.
Dans ton interface Freebe, la facture d’avoir se crée d’après une facture initiale déjà éditée. On te donne donc rendez-vous dans l’onglet « Documents » puis « Factures de vente » dans lequel tu retrouves toutes tes factures éditées pour l’année en cours, ainsi que les années précédentes.
Sélectionne la facture en question pour accéder à toutes les informations du document et aux actions possibles, comme le télécharger, faire une relance, obtenir le lien, etc. Sur ta droite, tu retrouveras donc le bouton « Créer un avoir ».
Lorsque tu cliques sur « Créer un avoir », l’éditeur de Freebe crée un nouveau document intitulé « Avoir n°X » en fonction de ta numérotation habituelle. Avant de prévisualiser l’avoir et de le créer définitivement, tu vas pouvoir le modifier à ta guise comme d’habitude.
Tu verras que Freebe indique automatiquement la mention « Avoir de la facture n°x » ainsi que le montant total de la facture initiale adressée à ton client. Dans l’onglet « Prestations », tu pourras modifier le montant de ta facture d’avoir s’il s’agit d’un remboursement ou d'une annulation partielle.
Tu pourras également indiquer toutes les informations utiles et modalités de remboursement dans le dernier onglet « Conditions ». C’est à toi de voir avec ton client la manière de gérer cet avoir, notamment s’il s’agit d’un client fidèle qui pourrait utiliser ton avoir sur une prochaine prestation pour faciliter les choses par exemple.
Pour la suite des opérations, tout se passe comme d’habitude sur Freebe. L’éditeur te propose de prévisualiser ta facture d’avoir pour vérifier que tout est ok avant de la créer définitivement. Puis tu pourras valider la création et transmettre ton avoir à ton client. Rien de plus simple !
Comme tu peux le voir, faire une facture d’avoir en micro-entreprise n’est pas aussi compliqué que ça en a l’air. Si jamais il t’arrive de faire une erreur sur la facture de ton client, ne panique pas, tu connais désormais la marche à suivre !
Et si tu veux gérer ta facturation freelance avec plus de sérénité, n’hésite pas à tester gratuitement Freebe et son éditeur de documents intelligent 😉
