Déléguer n’est sans doute pas la première chose à laquelle tu penses si tu viens de te lancer en freelance, ou si tu l’es depuis peu. En revanche, plus ton activité se développera, plus tu y penseras pour te libérer du temps et de la charge mentale. Si la micro-entreprise n’est pas particulièrement faite pour la sous-traitance, c’est tout à fait possible (heureusement !).
Aujourd’hui, on t’explique à quel moment, pourquoi et comment bien déléguer en tant que freelance. Qu’il s’agisse de missions pour le compte de ton activité ou de tes clients, tu auras toutes les clés en main pour aborder cette étape de ton entreprise. Let’s go !
Sommaire :
1. Quand faut-il déléguer du travail en freelance ?
2. Quelles étapes pour déléguer ou sous-traiter en freelance ?
a. Des missions carrées et structurées
b. Choisir le bon profil avec qui collaborer
c. Transmettre un bon brief et suivre la mission
3. Comment gérer la facturation quand on délègue en freelance ?
a. Déléguer pour ta micro-entreprise
b. Sous-traiter pour un client
Évidemment, la première chose qui te vient en tête à l’idée de faire appel à un autre prestataire, c’est sans doute le gain de temps. Et il est clair que si tu accumules les missions et projets clients, tu auras grand besoin d’un coup de main pour faire face à ta charge de travail. Sinon, attention au burn-out et à l’épuisement.
Mais gagner du temps ne devrait pas être le seul indicateur qu’il est temps de sous-traiter ou de déléguer à un autre freelance. En micro-entreprise, ça représente un coût qu’il vaut mieux bien anticiper. Eh oui, tu le sais déjà : tu ne peux pas déduire tes charges professionnelles sous le régime de la micro-entreprise. Par conséquent, il te sera possible de déléguer sereinement uniquement si tu sais que tu peux en subir le coût. Mais on reparlera de ce point spécifique dans la suite de cet article.
En bref, il faut réfléchir à déléguer en tant que micro-entrepreneur.e : lorsque tu ne peux plus gérer la quantité de travail ET lorsque tu génères suffisamment de revenus pour rester rentable.
Tu as fait le point et tu es prêt.e à déléguer pour la première fois dans ta micro-entreprise ? Collaborer avec une autre personne, ça ne se fait pas n’importe comment et il va te falloir suivre quelques étapes pour que la mission se déroule bien.
La première chose à faire, avant même de rechercher un profil de freelance ou de prestataire, est de bien délimiter les contours du travail à déléguer. Quand on est seul.e à la barre de son entreprise, tout nous paraît logique et rangé. Et pourtant, une nouvelle personne qui arrive dans ton univers pourrait ne pas bien saisir ce que tu attends d’elle ou comment tu fonctionnes. Veille donc bien à lister précisément les tâches à réaliser, tes attentes et la manière de communiquer entre vous.
En plus de structurer correctement la mission que tu souhaites confier, cette étape te permettra aussi de bien saisir le type de profil dont tu as besoin. Tu t’apercevras peut-être que ton besoin fait appel à plusieurs compétences spécifiques ou outils.
La suite logique, c’est bien entendu le choix de ton partenaire. Même si ton besoin de déléguer est urgent, on te conseille de prendre ton temps pour discuter avec tes “candidats”, les évaluer et sélectionner THE ONE. Eh oui, ça te met dans une posture de DRH sans doute peu habituelle pour toi, mais c’est le jeu. Les compétences techniques et professionnelles entrent en compte, mais aussi votre bonne entente et le côté humain. Ne t’arrête donc pas à un site web ou un profil LinkedIn.
En fonction du type de missions que tu souhaites déléguer en freelance, tu peux éventuellement proposer un test (rémunéré, même si certains freelances peuvent accepter de réaliser un test gratuit en fonction du volume de travail proposé). N’oublie pas non plus de checker les avis clients et projets déjà réalisés par les freelances qui se proposent.
Déléguer ou sous-traiter du travail en freelance, ça demande un minimum de temps et de disponibilité de ta part. Dans un premier temps, tu devras bien sûr transmettre un brief le plus complet et précis possible pour orienter ton nouveau partenaire. Il arrive qu’une mission se déroule mal uniquement parce que les “consignes” de base n’étaient pas optimales. Avec un brief détaillé, tu limiteras largement les risques d’échecs ou de retours négatifs de ta part.
Tu devras aussi faire preuve de disponibilité pour répondre aux sollicitations de ton prestataire, et échanger avec lui ou elle sur son travail. Ça parait évident, mais si tu délègues parce que tu ne supportes plus ta charge mentale, c’est un nouveau créneau à prendre en compte dans ton planning. Finalement, c’est la situation client/prestataire que tu connais déjà, mais inversée !
Abordons maintenant le cas de la facturation, puisque comme tu le sais : il est délicat de déléguer tout en restant rentable en freelance. Plusieurs cas de figure sont possibles.
Si tu délègues des tâches pour ta propre micro-entreprise, tu n’as pas 3 000 solutions. Ton freelance prestataire t’adressera une facture que tu règleras avec ta trésorerie, mais tu ne pourras pas déduire ces frais professionnels. En gros, c’est financé de ta poche à toi.
Et si tu investis de plus en plus dans la délégation de tâches, il te faudra sans doute sortir de la micro-entreprise pour ne pas perdre trop d’argent. Car oui, tu paies aussi tes impôts sur le revenu sur les factures payées auprès de ton prestataire. Dans ce cas de figure, tu dois donc bien t’assurer que ton retour sur investissement est satisfaisant, ou faire de la délégation de travail une situation ponctuelle.
Ici, on parle donc de déléguer des missions pour le compte de tes clients en freelance. C’est typiquement le cas si tu appelles quelqu’un à l’aide sur certaines missions clients ou certaines compétences d’un projet que tu ne maîtrises pas. Plusieurs solutions s’offrent à toi, tu peux :
N’hésite pas à être transparent.e avec ton client final dans le cas d’une sous-traitance. Tu pourras aborder avec lui la méthode de facturation qui convient à tout le monde, et éviter les pertes de ton côté.
Tu sais désormais tout ce qu’il y a à savoir sur la délégation ou la sous-traitance en micro-entreprise. En tant que freelance solo, c’est une grande étape qui fait passer ton activité à un autre stade. Et pourquoi pas, un jour, celui de la société ? En attendant, n’hésite pas à te munir d’un outil administratif en micro-entreprise pour faciliter le suivi de tes factures et t’y retrouver !
