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avant la mise en place de la réforme
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Le guide Factur-X
Les frais de débours sont l'un des sujets les plus mal compris par les freelances. La confusion avec la refacturation de frais est fréquente, et elle a des conséquences concrètes sur la TVA, le chiffre d'affaires, et dans le cadre de la réforme, sur les obligations de facturation électronique.
Ces deux mécanismes semblent proches mais fonctionnent différemment, et ne sont pas traités de la même façon par la réforme.
Un débours, c'est une somme que tu avances pour le compte de ton client, en son nom et pour son compte. La facture du fournisseur est établie au nom du client, pas au tien. Tu agis comme simple intermédiaire de paiement. Tu ne fais que rembourser une dépense que ton client aurait dû engager lui-même. Le remboursement exact de cette somme est exclue de ta base d'imposition TVA et n'entre pas dans ton chiffre d'affaires 📊
Une refacturation de frais, c'est différent. Tu engages une dépense en ton propre nom et la facture est à ton nom. Tu la répercutes ensuite à ton client, au même montant ou avec une marge. Ce n'est plus un simple remboursement : c'est un complément de prix soumis à TVA si tu es redevable, et ça entre dans ton chiffre d'affaires.
Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici un rappel important pour que l'administration fiscale reconnaisse un débours et non une refacturation :
Avant d'engager la dépense, tu dois avoir l**'accord écrit de ton client qui te mandate pour agir en son nom**. Ce mandat peut être une clause dans ton devis ou un document séparé.
La pièce justificative doit mentionner les coordonnées de ton client, pas les tiennes. C'est le critère le plus souvent oublié et le plus difficile à obtenir en pratique.
Pas de marge, pas d'arrondi. Tu demandes le remboursement du montant exact que tu as avancé, ni plus ni moins. Dès que tu ajoutes un complément de prix, même minime, l'opération bascule en refacturation de frais.
Tu dois conserver les justificatifs originaux pour pouvoir les présenter à l'administration en cas de contrôle.
C'est là que la distinction débours/refacturation prend toute son importance dans le cadre de la facturation électronique.
Puisqu'ils sont hors champ TVA et ne constituent pas une vente ou une prestation de services, ils n'entrent pas dans le périmètre de l'e-invoicing. Tu peux continuer à transmettre une note de débours par e-mail, accompagnée des justificatifs originaux, sans passer spécifiquement par ta Plateforme Agréée.
Comme elles constituent un complément de prix et sont soumises à TVA (si tu es redevable), elles doivent figurer sur une facture électronique transmise via ta PA à partir de septembre 2027.
C'est la situation la plus courante : une facture qui mêle ta prestation principale et des débours sur les mêmes lignes. Par exemple, une facture de mission incluant tes honoraires et le remboursement exact d'un billet de train avancé au nom de ton client.
Dans ce cas précis, ta facture globale avec les débours devra transiter par une Plateforme Agréée pour être transmise à l’administration fiscale.
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