Être freelance veut parfois dire courir après le paiement de ses factures. Eh oui, si la micro-entreprise offre de nombreux avantages, tu restes tout de même exposé.e aux impayés. Heureusement, il existe des solutions pour sécuriser tes missions et tes factures. Et même si les recours en cas d’impayés en freelance ne sont pas exceptionnels, ils existent !
Aujourd’hui, on t’explique comment le paiement en plusieurs fois peut être une bonne alternative en micro-entreprise. Tu réalises une mission longue, un projet complexe ou tu as un doute sur la solvabilité d’un client ? Voici comment te faire payer en plusieurs fois en tant que freelance !
Sommaire :
1. Pourquoi se faire payer en plusieurs fois en freelance ?
2. Comment facturer un client en plusieurs fois ?
a. Proposer un acompte avant de démarrer la mission
b. Proposer un échéancier de paiement
3. Comment facturer un client en plusieurs fois avec Freebe ?
a. Créer une facture d’acompte
b. Facturer un client en plusieurs fois
Il y a plusieurs raisons qui peuvent justifier un échéancier de factures en auto-entreprise :
· Un paiement en plusieurs fois te permettra de rentrer de la trésorerie avant la fin d’une mission. Si un client fait appel à toi sur une mission longue (plusieurs mois par exemple), tu ne pourras pas attendre la fin du contrat pour te rémunérer. Tu peux alors demander un paiement mensuel ou bimestriel par exemple. C’est ce qui te permettra de générer du chiffre d’affaires de manière régulière, et de ne pas vivre sur tes économies le temps de la mission.
· Dans un échange commercial BtoB, le délai légal de règlement d’une facture est généralement de 30 jours. En pratique, il est souvent allongé à 60 jours du côté des grandes entreprises. Le souci pour toi en tant que freelance : tu ne seras payé.e que 2 mois après l’édition de ta facture (et donc après la fin de ta mission). Tu l’auras compris : c’est compliqué ! C’est là qu’un paiement en plusieurs fois t’aidera à encaisser de la trésorerie en cours de route.
· Parfois, c’est ton client qui te demandera de pouvoir te payer en plusieurs fois. C’est à toi d’accepter ou non, et de fixer tes propres conditions. S’il s’agit d’une petite entreprise ou d’un particulier, ça peut être une bonne solution pour mettre tout le monde d’accord. Ça ne veut pas dire que ton client est de mauvaise foi, mais que sa trésorerie ne lui permet pas forcément de régler une grosse facture en une seule fois.
· Enfin, demander un paiement en plusieurs fois est bien sûr une manière de sécuriser ta mission freelance lorsque tu doutes de ton client. De manière générale, on te conseille de suivre ton instinct et de ne pas prendre de risques inutiles. Cela dit, un échéancier te permettra aussi de stopper la mission avant la fin lorsqu’il y a un impayé.
L’acompte est particulièrement recommandé pour les devis importants (au-dessus de 1 000€) et les missions freelances longue durée. Il ne supprime pas le risque d’un impayé sur ta facture de solde, mais c’est un bon début. Si ton client n’est pas partant pour te régler un acompte, ça devrait te mettre la puce à l’oreille.
Concrètement, un acompte te permet de demander une partie du règlement avant même de débuter ta mission. Il engage ton client à devoir régler la facture d’acompte pour que tu puisses commencer ton travail. Le montant de l’acompte est fixé librement par toi-même, mais peut être discuté avec ton client. En général, un freelance facturera un acompte de 30 à 40% du montant total de son devis.
Tu devras donc indiquer le montant de l’acompte et son délai de paiement dans les conditions de ton devis. Lorsque ton client le signe, c’est le moment de lui transmettre la facture d’acompte. Elle est obligatoire pour justifier ton encaissement.
Que tu conviennes d’un acompte ou non avec ton client, il est également possible de proposer un échéancier de paiement. Tout comme l’acompte, il s’agit de fractionner le montant total de ton devis en plus petites factures échelonnées dans le temps. C’est à toi de fixer tes conditions de paiements en plusieurs fois en freelance : par quel moyen ? À quelle fréquence ? Quels montants ? Indique ensuite ces conditions très clairement sur ton devis, ton contrat ou dans tes conditions générales de vente.
Côté administratif, sache qu’il est obligatoire d’éditer une facture unique par encaissement. Tu ne pourras pas faire une seule facture pour l’ensemble de l’échéancier. Chacun de tes paiements doit être lié à une seule facture. Tu devras donc éditer une nouvelle facture à chaque mensualité (par exemple), en mentionnant la référence du devis initial.
Avec Freebe pour gérer ton administratif, ton processus de facturation est simplifié au maximum. Cela comprend aussi les factures d’acompte, les factures de vente et le suivi de tes encaissements. Regardons ça de plus près !
Pour créer une facture d’acompte avec Freebe, il te faut d’abord créer un devis (documents > devis > créer un document). Tu pourras ensuite sélectionner le client concerné ainsi que les prestations. Avant de valider la création de ton devis et de le transmettre à ton client, deux choses à faire :
· Cliquer sur le bloc « Total » pour indiquer le pourcentage de ton acompte. Freebe t’indiquera ensuite qu’il te faudra créer la facture d’acompte correspondante après la validation de ton devis.
· Personnaliser les conditions de ton devis si tu souhaites ajouter plus d’informations concernant ton acompte. Freebe aura déjà ajouté le montant de manière automatique.
Une fois que ton client a validé ton devis (en le signant ou en le validant directement en ligne), on passe à l’édition de la facture d’acompte. Rendez-vous sur ton devis où tu trouveras la case « Facture d’acompte », ou en cliquant sur l’icône de Freebe en bas à droite. Il ne te reste plus qu’à suivre les instructions de l’outil et ta facture d’acompte sera créée en quelques clics. Tu peux ensuite la transmettre à ton client, avec un lien pour te faire payer en ligne si tu le souhaites.
Pour facturer un client en plusieurs fois, indique le détail de l’échéancier dans les conditions de ton devis édité par Freebe. Assure-toi que ton client les a bien lues, comprises et acceptées. Tu peux bien sûr lui exposer tous ces détails de vive voix pour qu’il s’attende bien à recevoir des factures de ta part en cours de mission.
Ensuite, c’est tout simple : édite une facture à chaque échéance. Tu pourras la personnaliser pour y indiquer le n° de devis concerné, le montant, le délai de paiement, etc. Pour simplifier la vie à ton client, tu peux également lui indiquer à quelle étape il se situe dans son échéancier. Freebe fera ensuite le job de lier ta facture au bon encaissement en temps réel.
Tu sais désormais tout ce qu’il faut pour te faire payer en plusieurs fois en freelance. Si ces solutions sont très faciles à mettre en place, elles peuvent être un peu chronophages à suivre administrativement. N’hésite donc pas à tester gratuitement Freebe pendant 30 jours pour éditer tes acomptes ou suivre de près ta facturation. Tu y découvriras plein d’autres fonctionnalités utiles pour te simplifier la vie côté admin’ en micro-entreprise 😎
